Один из старых методов продуктивности - классический и эффективный список дел, и не зря. Для вас и всех остальных это один из самых продуктивных способов сделать что-либо. Будь то мысленный список или что-то, что вы записываете, список дел - важный инструмент продуктивности.

В то же время это один из самых запутанных инструментов повышения производительности. Многие люди дискредитируют это по разным причинам и не верят, что список дел - это что-то хорошее. Но я считаю, что, возможно, вы и другие люди не составляете эффективный список дел, поэтому здесь мы рассмотрим, как сделать его правильно.

Зачем нужен эффективный список дел?

Вы неправильно их использовали

Прежде чем переходить к стратегиям составления эффективного списка дел, стоит понять, почему вам стоит его составлять. Первый важный момент заключается в том, что многие люди составляли списки дел неправильно.

Две из наиболее распространенных ошибок:

• Люди используют списки как показатель того, продуктивны они или нет.
• Они помещают в список слишком много пунктов.

Впрочем, понятно, почему вы или другие люди это делаете. Список дел - это инструмент повышения продуктивности, поэтому имеет смысл накапливать задачи. Однако мозг так не работает. Если в вашем списке много задач, это похоже на пытку, потому что список никогда не заканчивается.

Поначалу может показаться приятным, что у вас всегда есть чем заняться, но помните, что у вас есть только определенное количество времени в день. Важно, чтобы вы больше ценили качественную работу, а не количество.

В том же примечании, если вы тот, кто имеет тенденцию искать подтверждения, список дел может быть трудным. Будут дни, когда из-за жизненных событий не успеешься. Это создает ненужное давление и отправляет вас в вихрь стресса.

Помогает сосредоточиться

Когда вы составляете эффективный список дел, основная цель этих списков - обеспечить ясность и сосредоточенность. Если вы делали их неправильно, возможно, вы заметили, что сосредотачиваетесь на задаче из своего списка дел и выполняете ее.

Это может быть омрачено множеством пунктов в вашем списке, но вы сосредотачиваетесь на задаче в течение определенного времени. Вы действительно увидите это в действии, если подумайте о том, чтобы иметь более короткий список дел.

Я понимаю, что список дел не для каждого человека, но этот фокус помогает людям, когда они только начинают. Вы все еще не уверены в своих целях или пути, по которому хотите идти. Вам также может быть сложно определить следующий шаг, над которым нужно работать.

Список дел - это руководство, к которому вы можете вернуться в любое время. Кроме того, методы, о которых я расскажу ниже, сделают списки дел более эффективными для вас.

15 стратегий для эффективного списка дел

Вы начнете понимать, насколько эффективен список дел, если рассмотрите различные стратегии, которые можно объединить в одну. Это ваш список дел, поэтому выберите из приведенных ниже стратегий, чтобы найти то, что вам подходит. Если вы не уверены, не бойтесь экспериментировать и смешивать несколько комбинаций.

Помните, что путь к успеху - это путь со множеством ответвлений, поэтому методы, которые вы используете, - это ваш выбор.Реклама

1. Разбейте список на две части.

Первая стратегия - разбить список на две части. Эти две части называются ежедневными и делами.

Ежедневные задания - это повседневные задачи, которые вы хотите развивать еще больше. Например, если вы хотите выработать привычку заниматься утренними упражнениями, ежедневной задачей может быть 15-минутная тренировка или часовая прогулка.

Ваши дела - это не повседневные задачи, которые вам нужно выполнить в какой-то момент. Возможно, вам нужно подготовить отчет на работе или сделать презентацию. Вы можете поместить это в свой столбец «Сделать».

Это эффективная стратегия, поскольку она избавляет от беспорядка, к которому тяготеет большинство людей. Как упоминалось ранее, люди заполняют свои списки, и многие из них обычно представляют собой задачи, которые вы бы выполняли в любом случае, например, пойти за продуктами или отвезти детей к другу.

2. Ограничьте количество предметов

Если вы сочтете, что ваш список слишком разбит на две части, я предлагаю краткость в качестве достоинства при составлении этих списков. Вы можете установить любое количество элементов, но главное в том, что у вас есть установленный лимит. У одних их не больше семи, у других - всего три. Делайте то, что вам удобно.

Идея состоит в том, чтобы сосредоточиться на самых важных задачах, которые вам нужно выполнить в этот день. Конечно, есть и другие дела, которыми вы будете заниматься в течение дня, и это нормально, но вы хотите расставить приоритеты в том, что в вашем списке дел до конца дня.

3. Используйте контрольные списки для сложных задач.

Если вы уже составляете узкие списки, но ставите перед собой более сложные задачи, я предлагаю разбить эту задачу на части. Вам решать, будут ли это подробные шаги, которые вам нужно предпринять, или записать важные детали, которые должны присутствовать.

В любом случае это позволит вам убедиться, что вы все делаете правильно и не упускаете никаких ключевых деталей или шагов.

4. Сначала займитесь MIT

MIT - важнейшая задача. Другой способ взглянуть на это - сначала взяться за самую большую и пугающую задачу.^[1]. Почему вы хотите это сделать, восходит к тому, как работает наш мозг.

Вы можете почувствовать необходимость сначала выполнить более простые задачи, прежде чем приступить к более крупной задаче, но проблема в том, что эти задачи - даже самые легкие - истощают вашу энергию. Более того, если вам нужно выполнить действительно большую задачу, скорее всего, она будет у вас в голове в течение дня. Это означает, что вы тратите больше энергии, просто думая об этом.

Все это не было бы проблемой, если бы с утра первым делом справились с этой большой пугающей задачей.

5. Создайте список выполненных работ.

Еще один интересный подход, который следует рассмотреть, - это составить список выполненных работ. Это список задач, которые вы выполнили из своего списка дел. Многим людям приятно просто вычеркнуть элемент из своего списка и покончить с ним, но в зависимости от того, что вы добавляете в эти списки, готовый список может вдохновлять.

Представьте, что вы - человек, который помещает в свои списки сложные задачи выше среднего, на выполнение которых требуется час или два. Это может вдохновить вас делать больше, если после рабочего дня вы заметите, как много вы сделали в течение дня, с помощью этого списка.Реклама

6. Сделайте свой список легко заметным

От красочной бумаги до вывешивания на очевидном месте - вы хотите, чтобы ваш список находился в таком месте, где вы его легко заметите. Имейте в виду, вам не нужно постоянно держать этот список перед собой, так как это может создать ненужный стресс. Но отложить его в сторону - хорошая идея - взгляните в сторону, и вы точно знаете, что нужно сделать.

7. Добавьте в него игровые элементы.

Если при составлении списков дел вам не нравятся ручка и бумага, есть несколько приложений, которые также могут помочь вам в этом. Красота сделать список приложений в том, что появляется больше возможностей для творчества, и некоторые разработчики включают в себя игры.

Например, в Todoist есть система достижений, в которой люди зарабатывают значки по мере выполнения большего количества задач. Также есть Bounty Tasker, который заставляет вас чувствовать, что ваши задачи - это побочные квесты в видеоигре.

8. Ставьте себе крайние сроки

Работа расширяется, чтобы заполнить отведенное время.

Это старая философия, которая все еще актуальна в отношении нашей продуктивности. Например, скажем, вам поручили написать отчет, и вам дается неделя на это. Скорее всего, вы будете постоянно работать над этим в течение недели. Или, если вы откладываете дела на потом, отложите это до ночи и закончите.

Но что, если вам дали ту же задачу и на ее выполнение отведен всего час? Скорее всего, отчет будет готов, но вы расставите приоритеты по основным, важным моментам и выделите их, а не наполняете ненужной ерундой.

Все дело в том, что с вашими целями и пунктами в вашем списке дел, вы хотите есть сроки . Когда дело доходит до списков дел, я предлагаю выделить себе день на выполнение этих задач. Этого давления и стимула для вас достаточно, чтобы усердно над ними работать.

9. Добавляйте задачи, когда они еще свежи.

Другая стратегия - ставить себе задачи, даже если вы работаете над чем-то другим. Имейте в виду, что это не то, что вам нужно делать прямо сейчас, но это может помочь людям, которые изо всех сил пытаются подумать, на чем сосредоточиться дальше.

Это похоже на то, когда вы слышите что-то интересное и записываете это. Это мудрый поступок, поскольку он избавляет вас от необходимости зацикливаться на этой идее, а не сосредотачиваться на текущей задаче. Это также избавляет вас от необходимости вспоминать, в чем заключается задача, если вы из тех, кто в конце дня составляет список дел на следующий день.

10. Не стесняйтесь пересматривать свой список дел.

В зависимости от вашего общего мышления еще одна хорошая стратегия - посмотреть на свой список дел и внести в него изменения. Если вы практикуете предыдущую стратегию, есть вероятность, что ваш список дел становится длинным, и вы устанавливаете нереалистичные ожидания, что сможете все это закончить.

Предоставляя себе возможность пересмотреть свой список дел, вы позволяете себе распределить свои задачи, а не собирать их в кучу. Это помогает вашему мышлению, поскольку список не ошеломляет вас.

11. Пишите задачи, а не цели

У вас должны быть отдельные списки для ваших задач и ваших целей. Идея в том, чтобы вообще не ставить цели в список задач.

Хотя задачи могут помочь вам достичь поставленных целей, цели - это более масштабные желания, а не то, чего вы можете достичь в течение дня. Например, научиться говорить по-французски - это цель; однако вы можете разбить это на задачу, сказав, что прочтите материалы на французском в течение 15 минут или посмотрите фильм на французском языке.Реклама

Это также распространяется на цели , тоже. Вы можете рассматривать это как вехи. Возвращаясь к примеру разговора по-французски, цель может состоять в том, чтобы обсудить мои любимые блюда с кем-нибудь, кто говорит по-французски. Это желаемый результат, которого вы ждете от своей практики.

12. Сохраняйте краткие списки дел

Здесь краткое означает, что его можно просканировать, так как вы можете быстро просмотреть список и узнать, что нужно сделать. Как вы можете сделать это, сосредоточившись на ключевых словах конкретных задач, а не затягивая их. Например, предположим, что у вас в гараже беспорядок, и вы хотите его навести. Вместо того, чтобы писать длинное предложение, сделайте его коротким и напишите что-нибудь вроде чистого гаража в течение 30 минут. или просто чистый гараж.

С этой стратегией вы тратите меньше времени на запись задачи при составлении списка дел. Кроме того, вы полагаетесь на триггерные слова, чтобы заставить свой разум вспомнить конкретные детали для этой задачи.

13. Составьте несколько списков

Как упоминалось выше, было бы неплохо иметь отдельные списки для различных вещей, например отдельный список для целей, задач, повседневных задач и дел. Еще один способ взглянуть на это - иметь систему, в которой вы консультируетесь из трех списков.

Вот эти списки:

Главный список

Здесь находятся любые ваши долгосрочные цели, такие как переезд в новый дом, выплата долгов или создание бизнеса. На это уйдет год или больше.

Еженедельный список проектов

Это то, что вы хотите выполнить к концу недели. Это вещи, которые будут медленно перемещать иглу к некоторым из пунктов вашего основного списка. Из предыдущего примера это могло быть исследование получения бизнес-ссуды, поиска жилья или открытия сберегательного счета.

Список высокого влияния

Наконец, это задачи, которые необходимо решить сегодня. Связаны ли они с двумя предыдущими списками или нет, не имеет значения. Здесь размещаются первоочередные задачи. Примерами могут быть звонки определенным людям, работа над проектом или отчет, который должен быть готов в ближайшее время.

Имея эти списки, вы будете часто обращаться к еженедельному списку проектов и списку наиболее важных проектов и определять, следует ли переместить еженедельную задачу в этот список.

По мере того как вы это сделаете, вы начнете замечать, насколько ваша повседневная жизнь влияет на те цели, которые записаны в этом главном списке. Это может вдохновлять, поскольку то, что вы делаете, активно приближает вас к вашим целям.Реклама

14. Не увеличивайте сложность, пока не будете готовы

Некоторые из упомянутых стратегий могут показаться простыми на первый взгляд, но они требуют большой силы духа. Мотивация это необычная вещь, и наш мозг настроен на то, чтобы обрабатывать ее определенным образом. Если вы ищете настоящих изменений и чего-то, что остается неизменным, лучший принцип - сначала делать вещи простыми и легкими.

Это может показаться затруднительным, но вы часто не понимаете, как эти детские шаги могут сыграть решающую роль в том, чтобы вы могли начать бегать и преследовать свои мечты. Не стесняйтесь, если вам нужно начать с простых задач для себя. Даже возвращение к повседневным делам, которые вы все равно делаете, например, к принятию душа, стирке или покупке еды, - хороший способ начать.

Помещение этих пунктов в список сначала заставит вас почувствовать, что у вас был продуктивный день. Оттуда вы можете бросить себе вызов, решая более сложные задачи. Включите режим упражнений или потратьте полчаса на задачу, которая что-то для вас значит.

Идея состоит в том, чтобы облегчить себе рутину, чтобы не перегружать себя.

15. Измерьте свое время

Последняя стратегия, которая может вам помочь, - это измерить свое время. Сколько времени нужно, чтобы выполнить конкретную задачу? Вам не нужно вдаваться в подробности, но постарайтесь рассчитать время в течение недели и получить среднее время, потраченное на эту задачу.

Почему это важно? Эта информация может быть разбита двумя способами.

Первый способ - использовать его как маркер для повышения эффективности. В зависимости от задачи вы можете найти новые способы достижения тех же результатов за более короткое время.

Это также позволяет вам узнать, что вы можете сделать в данный день. Если вы знаете, что на выполнение всего утреннего распорядка у вас уходит около часа, вы будете более осознанно относиться к его выполнению.

Кроме того, если вы знаете, какие задачи вы будете выполнять на следующий день, вы сможете лучше распоряжаться своим временем, поскольку примерно знаете, сколько времени потребуется, чтобы все сделать.

Последние мысли

Составить эффективный список дел не так просто, как кажется. Есть множество уникальных стратегий, которые можно опробовать, некоторые из них сложнее других. Однако, если вы заинтересованы в использовании этого инструмента повышения производительности, чтобы облегчить себе жизнь, это станет еще проще. Все, что вам нужно сделать, это продолжать прилагать усилия, экспериментировать и при необходимости пересматривать. Итак, приступайте к составлению списков дел уже сегодня.

Дополнительные советы по использованию эффективного списка дел

• Как составить список дел и действительно довести дело до конца
• Вы делаете эту серьезную ошибку в списке ежедневных дел?

Рекомендуемое фото: Эмма Мэтьюз Производство цифрового контента через unsplash.com

Справка