Когда мы лично работаем с клиентами, разбирая их документы и создавая для них системы, мы всегда сталкиваемся с проблемой хранения квитанций.

В этой статье мы говорим о личных квитанциях на ведение домашнего хозяйства. Компаниям следует хранить все квитанции и обязательно использовать программное обеспечение для управления финансами, такое как QuickBooks или Peachtree, для отслеживания информации и составления отчетов.Реклама

Однако большинство личных расходов являются рутинными и неуместными, и хранение всех квитанций было бы пустой тратой времени и энергии. Вам действительно нужна квитанция, подтверждающая, что вы купили жвачку вместе с бензином?

По сути, есть 6 причин, по которым люди должны хранить чеки: Реклама

1. Подтверждение покупки по гарантии: Квитанции на любую крупную покупку, например, бытовую технику, электронику или ювелирные изделия, должны храниться в файлах гарантии и храниться до тех пор, пока товар принадлежит вам. Обычно мы создаем файлы с основным заголовком «Гарантии и инструкции», а затем создаем папки для подкатегорий «Основные приборы», «Малая бытовая техника», «Электроника», «Компьютеры и периферийные устройства» и т. Д. В зависимости от покупательских привычек человека.

2. Подтверждение крупных расходов: Квитанции о любых крупных расходах на ваш автомобиль должны храниться в файле для этого автомобиля, пока он вам принадлежит. Основные расходы на улучшение дома должны храниться в файле «Улучшение и ремонт дома», а затем храниться в налоговой отчетности после того, как вы продали дом.Реклама

3. Возврат или обмен товара: Если вы могли бы вернуть товар (или если вы подарили его), вы можете сохранить квитанцию ​​в течение 30 дней или до тех пор, пока действует политика возврата магазина (некоторые из них только 14 дней). После этого вы можете либо выбросить квитанции, либо отправить их, если они вам нужны по гарантийным причинам. Мы рекомендуем иметь место для таких ожидающих квитанций, например место в сортировщике писем или ожидающую папку, и периодически очищать ее, когда она заполнена.

4. Возмещение расходов: Вам может потребоваться компенсация рабочих расходов, понесенных из личных средств. Во-первых, выясните, может ли ваша компания предоставить вам кредитную карту для использования этих товаров в будущем, чтобы упростить задачу. Вам также может понравиться использование NeatReceipts , комбинация сканера и программного обеспечения, созданная специально для этой цели.Реклама

5. Составление бюджета и сверка: Возможно, вы пытаетесь понять, сколько вы тратите в определенных категориях. Поскольку онлайн-банкинг предоставляет все больше и больше данных, вам действительно нужно все отслеживать? Иногда мы говорим с нашими клиентами о том, что я называю Ускорение вины , чувство неадекватности того, что вы не вводите каждую квитанцию ​​в финансовое программное обеспечение и не сверяете все с копейками. Если вы чувствуете, что по этой причине вам необходимо хранить чеки, мы рекомендуем иметь простой расширяемый файл аккордеона с января по декабрь, чтобы быстро и легко их убрать.

6. Налоговые вычеты: Если вы собираетесь что-то сообщить IRS, вы должны быть готовы подтвердить это. Мы рекомендуем иметь файл подоходного налога за каждый год. Всегда имейте заранее составленную налоговую папку как минимум за год, чтобы быть готовыми к поступлению документов. Если у вас есть квитанция, подлежащая вычету из налогооблагаемой базы, вы можете сначала сделать небольшую заметку на ней, а затем опустить ее в свой налоговый файл. Потребности налоговой организации могут сильно различаться в зависимости от вашей ситуации, но у большинства домашних хозяйств такого количества нет, и подойдет одна папка.Реклама

Помимо этих причин, вам, как правило, не нужно хранить квитанции, поэтому освободите себя и выбросьте их сегодня!

Лори Марреро - профессиональный организатор и создатель Беспорядочная диета , инновационная и доступная онлайн-программа для домашних организаций. Сайт Лори помогает участникам избавиться от лишнего беспорядка из дома, предоставляя онлайн-доступ ее команде организаторов. Лори каждые несколько дней пишет что-то полезное, забавное, интересное и / или безумно практичное. Блог о беспорядочной диете . Она живет в Остине, штат Техас, где ее компания предоставляет клиентам практические услуги по организации с 2000 года.