Когда в жизни происходят серьезные изменения или сбои, управление временем - одна из первых вещей, которые вылетают в окно. В таких ситуациях время может потерять все определения. Понятно, что термины «срочный» и «важный» приобретают новое значение.

В своей книге 7 навыков высокоэффективных людей Стивен Кови популяризировал концепцию, которую он называет матрицей тайм-менеджмента. Кови разбивает время, которое мы проводим в состоянии бодрствования, на четыре сектора:

• Квадрант 1 : Срочно и важно. Примеры: получение помощи в неотложной медицинской помощи или остановка маленького ребенка, который не попал в пробку.
• Квадрант 2 : Не срочно, но важно. Примеры: регулярная замена масла в автомобиле или достижение внутренней цели компании по содержательному реагированию на каждое обращение к клиенту в течение часа.
• Квадрант 3 : Срочно, но не важно. Примеры: коллега заходит, чтобы спросить о пикнике компании, или отвечает на предложения, ограниченные по времени.
• Квадрант 4 : Ни срочно, ни важно. Примеры: прокрутка каналов социальных сетей, ответы на комментарии на веб-сайтах, опубликованные людьми, которых вы не знаете, или телесериалы.

Вот матричный график, проиллюстрированный Sage Automation:^[1]

Чтобы наилучшим образом использовать эти четыре квадранта, мы должны быть предельно честными в отношении того, как и чему мы назначаем термины Кови. Вот как это сделать:

1. Оцените свое время в долларах

Если вы хотите устранить расточителей времени В своей жизни начните относиться к своему времени, как к деньгам. Рассмотрение времени как актива может показаться несколько расплывчатым понятием. Прикрепив знаки доллара к часам, вы быстро внесете ясность.

Эксперт по финансам Дэйв Рэмси предлагает отслеживать каждую копейку, которую вы зарабатываете, распределяя все ваши деньги по категориям. Например, 1000 долларов из вашей следующей зарплаты могут попасть в категорию арендной платы, 400 долларов - на продукты и т. Д.Реклама

Пока вы не начнете называть свое время и отслеживать его, управление временем будет не чем иным, как догадками и интуицией. Сочетание матрицы управления временем Кови и техники Рэмси - первый шаг к тому, чтобы поставить себя на место водителя управления временем. Может быть, вы решите, что ваше время имеет денежную ценность 30 долларов в час. Например, в конце разгула Netflix вы обнаружите, что потратили 4,5 часа. Это дает чистую стоимость 135 долларов. Запишите это в ежедневник в разделе развлечения.

Если вы похожи на большинство людей, момент вашей ясности, скорее всего, наступит в конце месяца, когда вы суммируете долларовые значения, которые вы присвоили своим различным жизненным категориям.

Хотя вы, возможно, не обращали внимания на 135 долларов, потраченных на одну телевизионную запой, что вы почувствуете, когда обнаружите, что за один месяц вы потратили 1485 долларов на эту категорию? Для сравнения: ваш доступный запас времени для 31-дневного месяца с учетом 16 часов бодрствования в день составляет 14 880 долларов. Одно только рабочее время, вероятно, составило сумму в диапазоне от 4500 до 6000 долларов.

Теперь у вас есть возможность внести реальную ясность в управление своими приоритетами. Действительно ли просмотр телевизора стоит почти 10% от общего количества часов бодрствования? Только вы можете ответить на этот вопрос.

2. Подготовьтесь к успеху в Матрице управления временем.

Начните с написания каждой задачи

На данный момент все, что вы пытаетесь сделать, это очистить свой мозг. Не тратьте энергию на размышления о срочности, важности или сроках. Эта часть будет позже. А пока просто сделайте все возможное, чтобы перенести все задачи, которые крутятся в вашем мозгу, в электронную таблицу или на бумагу.

Используйте те инструменты, которые подходят вам лучше всего, чтобы как можно быстрее выгрузить свои мысли. Не останавливайтесь, пока не убедитесь, что все запечатлели.

Затем назначьте крайний срок для каждой задачи.

Начните с заполнения тех сроков, которые, как вы знаете, высечены в камне. Чтобы поддерживать здоровые отношения, вы должны уделять приоритетное внимание обязательствам, которые вы уже дали другим людям. Если возможно, установите крайние сроки раньше, чем обещали - это гибкое время может понадобиться в будущем. Начните с цели управления временем - прослыть человеком, который занижает обещания и делает слишком много.Реклама

Выделите задачи, которые вы считаете срочными. Будьте осторожны с термином «срочно». То, что вам кажется срочным, может не иметь значения для вашей семьи, друзей и клиентов. Каждому нужно придумать собственное рабочее определение, но для начала используйте эту классификацию умеренно.

При классификации расставляйте приоритеты в отношении предыдущих обязательств. Вы всегда можете вернуться и обновить конкретную задачу до этого статуса, но для начала проявите некоторую сдержанность. Ведь если все срочно, то по-настоящему срочным быть не может.

Измените порядок в списке по важности

Вот где действительно может окупиться использование электронной таблицы вместо бумаги. Вставьте столбец важности в свою таблицу или выберите ручку или маркер другого цвета, если вы используете бумагу или учетные карточки. Дайте каждой задаче оценку важности от 1 (совсем не важно) до 100 (крайне важно).

Мне лично нравится использовать шкалу от 1 до 100 из-за ее детализации. Например, две задачи могут получить оценку 8 по шкале от 1 до 10, но при сортировке можно различать 82 и 88.

3. Включите свою жизнь в матрицу тайм-менеджмента.

Теперь сделайте шаг назад и посмотрите, что у вас есть. Если вы выполнили домашнее задание, теперь вы должны увидеть каждую из своих задач вместе с ее рейтингом по важности и срочности.

Начните перемещать каждую задачу в один из четырех квадрантов матрицы управления временем. Начните с очевидных мест размещения. Как только они появятся в таблице, вы можете оценить близкие вызовы, которые законно могут оказаться в одном из двух квадрантов. Вы можете начать перераспределять элементы по важности или срочности, и это нормально. Вы можете осознать, что некоторые задачи не так важны или срочны, как вы изначально думали.

Q1: Поддерживайте открытую посадочную полосу

Постарайтесь убрать как можно больше вещей из квадранта «Срочно и важно». Это может оказаться невозможным с вашей первой попытки тайм-менеджмента, но поставьте перед собой долгосрочную цель по сохранению некоторого открытого пространства в первом квартале. Вы можете добиться этого, решая задачи, которые появляются в других трех квадрантах, максимально эффективно и результативно.Реклама

Например, занятый основатель стартапа по-прежнему хочет оставаться в форме, но у него нет часов, которые можно проводить в тренажерном зале. Автор бестселлеров Wall Street Journal доктор Джон Джакиш рекомендует тренировки с переменным отягощением, а не тренировки с тяжелыми весами. Научно доказано, что тренировки с переменным отягощением дают лучшие результаты за гораздо меньшее время, - говорит доктор Жакиш. Это в сочетании с диетой с высоким содержанием белка может дать предпринимателям желаемые результаты, не жертвуя ценными часами своего дня.

Очевидно, что через 10 минут вы можете получить звонок от клиента, который мгновенно поместит что-то в первый квартал. Никакое планирование или подготовка с вашей стороны не могли помешать ему приземлиться там, так что это не ваша вина. Ваша задача - сохранить доступность взлетно-посадочной полосы на этот случай.

Q2: Выполняйте эти задачи с выделенными отрезками времени

Если что-то важно, у него есть хорошие шансы в конечном итоге стать срочным. Используя пример замены масла, вы, очевидно, хотите решить эту задачу до того, как ваш двигатель заглохнет. Если вы этого не сделаете, задача Q2 внезапно должна быть переклассифицирована в Q1, и у вас будет совершенно новый Q1, чтобы составить компанию: возьмите напрокат автомобиль.

Другие задачи Q2 могут никогда не стать срочными, но это не умаляет важности этих общих вопросов. «Может быть, вы хотите узнать больше, чтобы помочь продвинуть антирасизм на рабочем месте», - отмечает автор заметок и участник Forbes Дана Браунли. Эта цель, скорее всего, не будет реализована до тех пор, пока вы заранее не заблокируете время в своем календаре, чтобы убедиться, что вы выделяете необходимое время для достижения этой цели.^[два]

Без сознательных усилий по планированию этих задач они навсегда останутся невыполненными.

Q3: задайте несколько вопросов к своим срочным вопросам

По крайней мере, одна проблема с этой категорией заключается в том, что срочные задачи часто маскируются под важные. Их часто путают, поэтому очень важно научиться проводить различие. Сообщение от потенциального клиента, которого вы надеетесь найти, является срочным, в то время как электронное письмо от вашего страхового агента, желающего назначить ежегодный обзор полиса, вероятно, может подождать до пятницы.

Электронная почта, голосовая почта, текстовые сообщения и другие формы мгновенного общения почти всегда несут в себе ощущение срочности, но они могут быть не важны. Когда вы смотрите на вещи, полученные в третьем квартале, спросите себя, разделяете ли вы чувство срочности отправителя. Возможно, пришло время отказаться от подписки на определенные группы, отдельные лица или информационные бюллетени, чтобы свести к минимуму беспорядок в третьем квартале.Реклама

Q4: Максимально используйте свои несрочные, не важные дела

Четвертый квартал - это квадрант, на который любит откладывать каждый потенциальный менеджер по времени, но не торопитесь. Хотя вы определенно хотите избавиться от отстойного времени, это также тот сектор, в котором живут простои. Вместо того, чтобы клясться полностью отказаться от всех занятий в четвертом квартале, максимально используйте те, которыми вы действительно занимаетесь.

Во-первых, начните с устранения или делегирования задач, которые не позволяют использовать ваше время наилучшим образом. Конечно, этот отчет нужно переформатировать, но стажер, скорее всего, сделает это за вас. Используйте программное обеспечение для продаж, чтобы автоматизировать ваши электронные письма с потенциальными клиентами, чтобы вам не приходилось отправлять их все самостоятельно.

Когда дело доходит до перерыва, помните о занятиях, которые заставляют вас чувствовать себя отдохнувшими, и о тех, которые заставляют вас чувствовать себя истощенными. Скажите да этой прогулке по лесу и нет спору с незнакомцами в социальных сетях. Разумно выбирая виды досуга, вы получите максимальную отдачу от вложенных средств в четвертом квартале.

Последние мысли

Матрица управления временем Кови - отличный инструмент, который можно использовать, когда вы чувствуете, что ваше расписание контролирует вас, а не наоборот. Ваш успех, скорее всего, будет зависеть от того, насколько вы честны с собой при присвоении ярлыков.

Не бойтесь спросить себя: действительно ли это срочно? Вам также нужно будет четко различать то, что важно для вас, и то, что важно для кого-то другого. Слишком легко некритично принять чужой ярлык важного или важного.

В тайм-менеджменте есть приятное место, которое дает вам полный контроль над своим расписанием, не прибегая к жесткому мышлению. Предприниматели, в частности, должны будут учитывать некоторую гибкость в своих графиках, чтобы они могли воспользоваться возможностями первого квартала, которые появляются без предупреждения. Однако слишком много гибкости приведет к потере времени. По мере того, как вы настраиваете приемы Кови и Рэмси в соответствии с вашей жизнью, дайте себе некоторую грацию, чтобы делать ошибки и при необходимости настраивать. Вы доберетесь туда.

Дополнительные советы по эффективному тайм-менеджменту

• 10 практических способов улучшить навыки тайм-менеджмента
• 10 проверенных навыков тайм-менеджмента, которые вы должны изучить сегодня
• Как повысить производительность труда: 9 основных правил

Рекомендуемое фото: explorenation # через unsplash.com Реклама

Справка