11 ПРОСТЫХ СОВЕТОВ ПО ЭФФЕКТИВНОМУ УПРАВЛЕНИЮ ЭЛЕКТРОННОЙ ПОЧТОЙ

Сколько времени вы тратите на управление своей электронной почтой каждый день? Час? 30 минут? Несколько часов? Может полдня?

Хотя электронная почта предназначена для облегчения общения, я подозреваю, что иногда она становится контрпродуктивным инструментом, потому что мы тратим так много времени на управление вашей электронной почтой! Например, подумайте об этих случаях:

Вы иногда продолжаете нажимать на свой почтовый ящик, даже если проверили его всего 5 минут назад?
Вы тратите много времени на управление своей электронной почтой каждый день, например, на поиск прошлой почты, сортировку, систематизацию и удаление старой почты?
Часто ли вы делаете электронную почту своим главным приоритетом вместо того, чтобы делать что-то на самом деле?
Бывают ли дни, когда вы проводите больше времени в своем почтовом ящике, чем выполняете нормальную работу?

В конце концов, электронная почта - это просто инструмент для выполнения ваших задач. Ниже приведены 11 советов по улучшению управления электронной почтой:

1. Обрабатывайте почту один раз в день.

Несмотря на то, что я проверяю свою почту несколько раз в день, просто чтобы быть в курсе (на случай, если происходит что-то странное, например, закрывается мой веб-сайт, или если есть срочный запрос), я не обрабатываю их сразу. Я делаю это только один раз в день, в начале дня или по вечерам.

Выделите ежедневный временной интервал для обработки ваших писем. Если вы не закончите в отведенное время, продолжайте на следующий день. Расставьте приоритеты для более важных и отпустите все остальное. (См. №2).

Если вы находитесь на рабочем уровне, когда получаете много срочных писем, вы все равно можете применить это на практике. Дело в том, чтобы не позволять электронной почте перебивать вашу жизнь. Помните, что это инструмент, который поможет вам выполнять вашу работу, а не сама работа.Реклама

2. Отдайте приоритет 20% электронным письмам; Отложить 80%

Не все электронные письма одинаковы. Я люблю Правило 80/20 потому что это применимо ко всем сферам нашей жизни. Включая электронную почту. Правило 80/20 заключается в том, что 20% входов отвечают за 80% выходов в любой ситуации. Следовательно, чтобы быть эффективными, мы должны сосредоточиться на 20% затрат, которые приводят к 80% результатов. Точно так же мы должны сосредоточиться на 20% ценных электронных писем, которые приводят к максимальному результату.

Мои 20% писем - это те, которые делают меня следующим прорывом в моей работе. Это могут быть запросы СМИ, места для интервью, сетевые возможности, бизнес-лидеры, возможности выступлений и другие вещи, которые приводят к моим 20% бизнес-целям. Мои 20% писем также включают людей, которые инвестировали в мою работу, например, мои 1-1 коучинг клиентов , выступления и читатели, купившие мои курсы и продукты. Наконец, что не менее важно, сюда попадает и переписка с моими хорошими друзьями. Все остальное пересылается 80% почтой.

Что касается 20% писем, я уделяю им приоритетное внимание. Я обычно отвечаю им сразу (особенно если они соответствуют правилу 1 минуты в пункте 9); в противном случае я доберусь до них через 1-3 дня. Для 80% писем я отвечаю дольше, иногда даже не отвечаю (см. Пункт 4).

3. Получите ответ до папки 'ХХ день'.

Отправьте письмо, на которое требуется ответ, в папку «Ответить до XX дня», где XX - день недели. Я выделяю 3 дня в неделю для ответа на электронные письма - вторник, четверг и сб. Таким образом, меня не заставляют немедленно отвечать, когда я получаю письмо. Я читаю его, мысленно подтверждаю и обдумываю его, пока не придет время ответить (в среднем 3–8 дней с момента получения письма).

4. Поймите, что вам не нужно отвечать на каждое письмо.

Что бы вы ни думали, вам не нужно отвечать на каждое письмо. Иногда отсутствие ответа по прошествии определенного периода времени само по себе тоже может считаться ответом.

Я получаю много писем от читателей, и какое-то время я отвечал на все приходящие письма. Это не помогало мне. Я тратил бы весь день, просто отвечая на почту, и к концу дня я был бы истощен, не имея возможности выполнять какую-либо настоящую работу. И что интересно, почти все письма, на которые я отвечаю, никогда не получают никакого ответного ответа (даже подтверждения или благодарности), даже когда я отправляю дополнительные вопросы, чтобы помочь им. Я подозреваю, что половина писем не читается, а другая половина - это письма, которые люди отправляют импульсивно, и ответы на них не имеют значения. В любом случае, я понял, что гораздо эффективнее использовать время для более важных задач, таких как работа над ценными и содержательными продуктами, поддержка моих клиентов-коучей 1-1, новые проекты и написание новых статей.Реклама

Не переживайте, отвечая на каждое письмо. Отвечайте, если это помогает, но если затраты на ответ не перевешивают выгоды, то, возможно, не стоит об этом беспокоиться. Просто позвольте этому быть, и со временем все наладится.

5. Создавайте шаблоны ответов, если вы часто отправляете похожие ответы.

Если вы просмотрите папку с отправленными сообщениями, вы, вероятно, найдете тенденцию в том, на что отвечаете. Письмо, которое я получаю на своем сайте, обычно можно отнести к одной из немногих категорий (1) обратная связь / благодарственное письмо (2) коучинг 1–1 (3) запросы на обзоры книг / продуктов (4) запросы на выступления (5) другие . Для пунктов (1) и (2) я использую заранее написанные мной шаблоны, которые я использую в своих ответах. В ответе я бы настроил их в соответствии с потребностями исходной почты. Это сэкономило мне огромное количество времени по сравнению с тем, как раньше я набирал электронные письма с нуля.

6. Читайте только релевантные электронные письма.

Я подписываюсь на несколько информационных бюллетеней - например, о фитнесе, самопомощи, ведении блогов и бизнесе, но я не читаю все письма, которые они отправляют. Я их тоже не удаляю, потому что знаю, что в них есть ценная информация. Вместо этого я настроил Gmail автоматически архивировать их по разным ярлыкам (папкам). Сообщения блогов архивируются в папку для блогов, сообщения о фитнесе архивируются в папку 'Здоровье и фитнес' и т. Д. На данный момент у меня около 30 папок. Я читаю их только тогда, когда хочу получить больше информации по теме.

Вам не нужно читать каждое письмо, которое приходит. Выберите то, что имеет отношение к вам.

7. Структурируйте свои письма по категориям.

Папки (или ярлыки, если вы используете Gmail) нужны, чтобы помочь вам организовать вашу почту.

Во-первых, используйте соответствующую систему именования того, что вы делаете. Если вашими главными приоритетами сейчас являются, скажем, (1) написание книги и (2) похудание, тогда назовите свои папки так.Реклама

Во-вторых, используйте иерархическую структуру. Папки первого уровня предназначены для больших категорий, а папки второго уровня - для подкатегорий и так далее. Например, у меня есть администратор в качестве папки первого уровня, а в качестве папок второго уровня - резервное копирование, учет, учетные записи и т. Д. Если нужно, у меня есть папки третьего уровня для их дальнейшего сегментирования. У Gmail есть надстройка, которая позволяет использовать разные ярлыки уровней (Настройки> Лаборатория> Вложенные ярлыки).

Использование фильтров (№8) для автоматической сортировки почты по папкам творит чудеса.

8. Используйте фильтры.

Фильтры - это инструменты, которые помогают автоматически сортировать почту, когда она попадает в вашу почту. Для фильтра требуются 2 основные вещи - (1) термин, на который следует обратить внимание (2) действие, которое применяется, если термин совпадает. На данный момент в моем Gmail есть около 20 различных фильтров, настроенных для разных адресов электронной почты, заголовков тем, основного текста и прочего. В зависимости от того, какой это фильтр, письмо будет автоматически отсортировано в соответствующую папку / заархивировано. Это сводит к минимуму количество необходимых мне административных действий.

Вот мой видеоурок, в котором рассказывается, как я настраиваю фильтры электронной почты для достижения нулевого уровня входящих сообщений: 3 простых совета по достижению нуля папки 'Входящие' с помощью фильтров электронной почты [видеоурок]

9. При ответе используйте правило 1 минуты.

Если ответ занимает не более 1 минуты, немедленно ответьте на него и заархивируйте. Не оставляйте его в вашем почтовом ящике целую вечность. Потребуется еще больше усилий, чтобы позволить этому витать в вашей голове и постоянно напоминать о том, что вам нужно ответить. Просто убедитесь, что вы придерживаетесь 1-минутного временного интервала при ответе, чтобы это не заняло больше времени, чем необходимо. Это помогает мне удалять большие пакеты почты за короткое время.

10. Установите ограничение на время, которое вы проводите в почтовом ящике.

Помимо правила 1 минуты, ограничьте общее время, которое вы проводите в своем почтовом ящике. В следующий раз, когда вы проверите свою почту, время себя . Посмотрите, сколько времени у вас уходит на обработку, чтение, ответ и сортировку вашей почты. Затем спросите себя, сколько времени потрачено не зря. Скорее всего, это не имело абсолютно никакой цели.Реклама

Иногда вы будете получать очень длинные электронные письма. Просмотрите эти электронные письма, посмотрите, есть ли что-нибудь интересное для вас, а затем обработайте их соответствующим образом. При необходимости ответьте (и используйте правило 1 минуты); заархивируйте его, если не планируете отвечать. Если вы собираетесь отвечать, не думайте, что нужно возвращаться к длинному письму только потому, что этот человек написал длинное письмо. Меньше всего вам нужно обмениваться эссе по электронной почте, что непреднамеренно приведет к тому, что вы попадете в черную дыру электронной почты. Войдите в свой почтовый ящик, делайте то, что вам нужно, и выходите сразу после этого.

11. (Безжалостно) Отказ от подписки на то, что вы не читаете.

Путешествуя по сети, вы, вероятно, подписываетесь на изрядную долю информационных бюллетеней и каналов по импульсу, к которым впоследствии теряете интерес. Если вы обнаружите, что постоянно удаляете почту из своих подписок, это значит, что вам следует немедленно отказаться от подписки.

Получите версию манифеста этой статьи: [Манифест] 11 советов по эффективному управлению электронной почтой

Оригинальная статья: 11 простых советов по эффективному управлению электронной почтой | Личное мастерство