30 ДНЕЙ С ... АСАНОЙ - ПРИЗНАКАМ

( Примечание редактора: Это избранный пост в нашей продолжающейся серии 30 дней с… , в котором описывается использование инструмента повышения производительности, услуги или продукта, которые мы использовали в течение последних 30 дней. Мы хотим предоставить нашим читателям подробный обзор инструментов и продуктов, которые им интересны, поделиться своими мыслями и предложениями по использованию этих продуктов быстрее и лучше. Наслаждаться.)

Когда я работал независимо, мне действительно не требовался диспетчер задач, который мог бы справиться с коммуникацией и совместной работой в любой точке мира. Однако, поскольку я начал участвовать во многих других командных мероприятиях - настолько, что я склонен проводить больше времени в командной среде, чем нет, - я обнаружил, что мой диспетчер задач, который я использовал (OmniFocus), оставил некоторые из многих - необходимые задачи на столе. Кроме того, многие люди, с которыми я работаю, работают не на Mac или iOS, что делает использование OmniFocus спорным вопросом.

Я пробовал другие решения для управления задачами, такие как Flow, и даже ненадолго зашел в Wunderkit. Но ничто не улавливало все, что мне было нужно в решении лучше, чем Асана , детище бывшего соучредителя Facebook Дастина Московица и бывшего сотрудника Facebook Джастина Розенштейна.

За 30 дней с Асаной мне было что исследовать. И хотя я погрузился довольно глубоко, я не хочу перегружать вас всеми тонкостями. Вместо этого вы получите многие из основных моментов, которые я обнаружил во время использования Асаны в течение последних 30 дней, и я оставляю некоторую передышку для дальнейшего изучения по мере развития продукта.

Давайте начнем…

Рабочие места

Asana позволяет создавать рабочие области, которые на самом деле больше, чем проекты. Фактически, вы можете размещать проекты внутри Workspaces. Лучший способ описать рабочие области - это то, что они действительно являются областями внимания, за которыми вам нужно следить, и имеют несколько уровней для них, чтобы вы могли управлять задачами и проектами в них. Я создал несколько рабочих пространств:

Личное: содержит личные проекты и задачи.
Профессиональный: содержит отдельные проекты и задачи, связанные с работой.
Семья: содержит семейные проекты и задачи.
Несколько командных рабочих областей: каждая из которых содержит проекты и задачи, связанные с командой, с которой я работаю в этой рабочей области.

Что касается последнего пункта, у Lifehack есть собственное рабочее пространство, у моих подкастов, которые у меня есть совместно с организаторами, есть свои собственные рабочие пространства и так далее. По сути, любая профессиональная сфера деятельности, требующая совместного использования (в целом), получает собственное рабочее пространство. Сначала я совершил ошибку, поместив их в категорию Professional, но затем в результате мне пришлось сделать все мои профессиональные проекты и задачи частными для меня. Поэтому, если вы собираетесь использовать Asana как решение для управления коллективными задачами, так и для индивидуального управления задачами, оставьте свою рабочую область в одиночку и добавьте рабочие области для различных клиентов / партнерств, с которыми вам нужно сотрудничать, и добавьте тех, кто участвует в этих рабочих областях.Реклама

У меня также есть отдельная семья, чтобы я мог поделиться этим со своей женой, и ей не нужно было видеть все мои другие вещи, которые не влияют на нее напрямую. Конечно, я могу делиться с ней индивидуальными задачами и проектами в этой рабочей области, но наличие семейной в основном делает ее и меня товарищами по команде в одной из сфер деятельности.

В течение первых двух недель работы с Asana я не мог перемещаться по рабочим областям на боковой панели; они остались в том порядке, в котором были созданы. Но незадолго до того, как я закончил свой первый раз с Asana, они переупорядочили WorkSpaces (среди прочего). Вот насколько активно разрабатываются асаны.

Каждый человек, которого вы добавляете в рабочую область, получит приглашение по электронной почте, и вы сможете увидеть, приняли ли они приглашение, проверив вкладку Участники в настройках рабочей области. Хотя кто-то может быть участником более чем одной рабочей области, задачи и проекты каждого из них независимы, поэтому они могут видеть их только в этом рабочем пространстве, а не во всей Asana в целом. Я считаю, что - несмотря на то, что я не копался в получении тонны писем, - регулярное письмо с обновлением от Asana on Workspaces помогает в этом, если вы не привыкли работать в нескольких сферах деятельности. Вы можете включить или отключить уведомления по электронной почте в настройках учетной записи Asana на вкладке «Уведомления по электронной почте».

Кончик: Отличительной особенностью уведомлений по электронной почте от Asana является то, что вы можете отправлять их на любой адрес электронной почты для выбранных вами рабочих пространств. Все мои уведомления Lifehack приходят и отправляются в мою учетную запись электронной почты Lifehack, что значительно упрощает управление этой областью внимания.

Проекты

По сути, проекты являются основой Asana, в отличие от задач в других заметных системах. Вы можете просматривать проекты несколькими способами: по приоритету, по исполнителю или по связанным тегам. Встроенная в Asana фильтрация позволяет многое настраивать, чтобы вы могли видеть, что вы хотите и как хотите.

Как только вы поймете, как работают рабочие области, вам будет легче понять, как разместить в них проекты. Вы можете создавать как общедоступные, так и частные проекты в данной рабочей области, первые из которых доступны для просмотра всем участникам этой рабочей области. Вы также можете создать проект, скопировав существующий, что отлично подходит для повторения проектов (например, для управления подкастом или еженедельным расписанием публикаций в блоге). Просто щелкните раскрывающееся меню со стрелкой в верхней части проекта, который вы хотите скопировать, и выберите «Дублировать проект». Затем вы получите список элементов, которые вы хотите скопировать, а также возможность изменить название только что созданного проекта.Реклама

Кончик: Создавайте шаблоны проектов, используя метод дублирования, описанный выше; они чрезвычайно полезны, и вы можете сохранить многие атрибуты исходного проекта, чтобы вы могли более эффективно работать с теми проектами, которые периодически повторяются. Да, и вы не можете добавлять сроки выполнения к проектам, поэтому позвольте задачам внутри проектов сделать это за вас. Просто заархивируйте проект, когда все задачи будут выполнены.

Задания

Задачи являются строительным блоком любой системы продуктивного типа, и с Asana это не исключение. Задачи в основном предназначены для выполнения, и вы можете прикрепить к ним самые разные вещи, чтобы сделать их более информативными. Заметки и комментарии - это фантастические аспекты Asana, поскольку комментарии позволяют товарищам по команде общаться друг с другом по задаче за пределами электронной почты, а заметки позволяют вам размещать гиперссылки и многое другое в стороне от задачи, чтобы вы могли предоставить все, что кто угодно когда-либо потребность в задаче в Асане.

Вы можете просматривать задачи по проектам, тегам или людям, используя вкладки на левой панели. Вы можете убедиться, что видите только назначенные вам задачи, открыв «Ваши задачи», которые вы также найдете на левой панели. Находясь в собственном списке задач, щелкните точку слева от имени задачи (или используйте значки в сведениях о задаче, расположенные на правой панели), чтобы упорядочить задачи по намерениям - например, когда вы буду работать над ними. Когда вы выполнили задачу, щелкните раскрывающееся меню «Архив» в верхней части проекта, чтобы скрыть его из поля зрения.

При создании задач вам нужно помнить, что все, что вы добавляете в свои задачи (или в частный проект), по умолчанию является частным. Но как только вы добавите общедоступные теги или задачу в общедоступный проект, вы сделаете задачу общедоступной и доступной для просмотра всем участникам Рабочей области. Я добавляю x к тегам, которые предназначены для личного использования (например, xwriting или writing), чтобы случайно не поделиться тем, что должно оставаться в секрете. Убедитесь, что вы поставили x перед тегом, чтобы случайно не заполнить общедоступный тег автоматически.

Чтобы добавить срок выполнения задачи, просто щелкните в поле сведений о задаче (или используйте Tab + D на клавиатуре). Вы можете настроить задачу на регулярное повторение - или установить для нее довольно крутой интервал, известный как периодичность. Это в основном позволяет вам назначить определенное количество дней после того, как оно будет помечено как завершенное, для повторения еще раз. Если вам нужно следить за другими, просто проверьте статус задачи в рабочем процессе исполнителя, посмотрев на значок справа от его имени в сведениях о задаче.

Кончик: Когда вы составляете список задач (для меня это с Simplenote на моем iPhone - хотя вы можете использовать любой текстовый редактор, который синхронизируется с вашим компьютером) и перетаскиваете его в Asana, он создает отдельную задачу для каждого элемента. И если у вас есть пробел между каждым списком - используя маркеры, например, с заголовком, он делает немаркированный пункт приоритетным заголовком. Хотя это не работает в приложении для iPhone, оно позволяет вам создавать простые списки с помощью текстового редактора, а затем передавать их в Asana для обработки, когда вы будете готовы.

Я использую места (или занятия, например, Написание) в качестве тегов. Но в отличие от контекстов в приложениях GTD, таких как OmniFocus, я могу назначить несколько тегов задаче, посмотрев на них таким образом. Это отличная функция, особенно если учесть, что вы можете изменить тег проекта, если когда-нибудь почувствуете в этом необходимость. Я еще не делал этого, но если в конечном итоге я использую твиттер в качестве тега для нескольких задач до такой степени, что он выходит за рамки своей полезности как таковой, я могу превратить его в проект, а затем атаковать его с этой выгодной точки. Это позволяет мне дублировать его снова и снова, если мне нужно проводить много времени в Twitter (или это становится более важным аспектом моей рабочей области, чем то, что указывает тег).

Кончик: Это происходит прямо из Asana: для задач, которые необходимы для завершения более чем одного проекта, вы можете указать это, нажав кнопку с плюсом справа от проектов в деталях задачи или нажав Tab + P и введя имя соответствующего проекта.

Входящие

Вот как Asana определяет свой почтовый ящик, что несколько отличается от того, что традиционно думает большинство людей:

Папка 'Входящие' (Асаны) показывает все задачи, которые были назначены вам кем-то другим или из другого контекста. Вы можете принять задачи из раздела «Новые задачи», щелкнув значок почтового ящика и выбрав нужный вариант.

Лучшее, что вы можете сделать с ними, - это следовать простым методам GTD: Do, Delegate, Defer или Delete. Обычно я просматриваю все папки «Входящие» рабочего пространства каждое утро и прикрепляю задачи к различным проектам (если это еще не было сделано исполнителем). Затем я прикрепляю к ним даты выполнения, теги и т. Д. Соответственно. Это выводит меня из папки «Входящие» и на один шаг дальше в мои рабочие области - это именно то место, где мне нужно быть.

Самое замечательное в Asana - это то, что папка «Входящие» предназначена только для хранения задач, это не подходящее место для их хранения. На самом деле, хранить их там в Asana гораздо прозрачнее, чем если бы вы делали это в обычном почтовом ящике. Поскольку заметки и комментарии обновляются членами команды после того, как задача покидает папку «Входящие», это отлично подходит для тех, кто просто не может с головой уйти из электронной почты в диспетчер задач. Asana устраняет плохие почтовые ящики, добавляя более качественные. Вот почему он так хорошо работает для пользователей, не являющихся участниками GTD, и почему некоторым нелогично переходить к нему после того, как, например, находились в чем-то вроде OmniFocus, который совершенно по-другому относится к почтовым ящикам.

Казалось бы, безупречное соединение

Пока люди покупают Asana, ваши рабочие процессы значительно улучшатся. У меня был один товарищ по команде, который присоединился ко мне и подыгрывает мне, и в результате мы опережаем игру. У меня были другие, которые просто не могли с этим справиться, забыли выполнить задачу или отправили мне ответ по электронной почте, вместо того, чтобы обновлять через Asana, что создает избыточность. Но поскольку я использую его неукоснительно, я могу не сбиться с пути и постепенно преобразовывать ранее неконвертируемое.Реклама

К неконвертируемым относятся те, кто использует другие решения для управления командными задачами, те, кто использует индивидуальные диспетчеры задач… и те, кто не использует вообще ничего. Это потому, что любые изменения, которые я вношу на вкладках 'Проекты', 'Теги' и 'Люди', будут переданы всем остальным в Рабочей области. Такое соединение сложно поддерживать по электронной почте.

Это лишь одна из причин, по которой входной барьер Asana чрезвычайно низок (по крайней мере, по стандартам решений для повышения производительности), и это может служить только хорошим предзнаменованием для компании.

Список желаний Asana

Если вы уже использовали асану, то знаете, что она активна (и стабильно активный при этом) развитие. Тем не менее, есть некоторые вещи, которые меня интересовали, когда дело доходит до функций, которые могут или не могут появиться в Asana. Поэтому я попросил Кенни Ван Занта из Asana обратиться к ним:

Я: Можете ли вы конвертировать задачи в проекты?
Кенни: На самом деле мы долгое время работали над дизайном подзадач / иерархии. Есть много интересных нюансов, и мы не думаем, что какие-либо из существующих сервисов это правильно понимают. На данный момент мы прошли через ряд проектов и прототипов в поисках идеального баланса мощности и простоты использования / сложности подвешивания, и мы действительно рады решению, которое мы ' повторно сходится.

Я: Экспорт данных для офлайн-доступа - мысли по этому поводу?
Кенни: Мы действительно планируем поддерживать такой экспорт, помимо существующих возможностей печати и множественного выбора и копирования. Но что более интересно, мы планируем поддерживать автономный доступ и, в конечном итоге, даже редактирование прямо в браузере с помощью автономной поддержки HTML5. Наш технологический стек делает нас действительно подходящими для этого, поскольку почти все функции Asana выполняются внутри браузера. (Даже сегодня, если вы отключитесь от Интернета во время использования Asana, вы можете продолжать вносить изменения, оставлять комментарии и т. Д., И ваши изменения будут сохраняться при каждом повторном подключении.)

Я: Учитывая недавнюю серию публикаций о важности сроков начала и сроков выполнения (в основном с OmniFocus), есть ли у Asana какие-либо планы по внедрению в этом направлении?
Кенни: Наш план по календарю / графику - одна из самых захватывающих частей нашего видения продукта. Я не хочу пока раскрывать слишком много, но мы дадим отдельным людям и командам общее понимание времени и уверенность в их способности прогнозировать будущее своих проектов на уровне, который ранее был невозможен без обременительного и подробного проекта. процесс управления - выходит далеко за рамки сроков выполнения по сравнению с датами начала.

Я: Время суток… почему его нет?
Кенни: На самом деле мы не видим слишком много запросов о соблюдении сроков, но согласны с тем, что это отсутствующая функция, и она будет решена в рамках вышеупомянутой работы по календарю / графику.

Я: Что ждет Asana в будущем с iPad, iPhone, Android…?
Кенни: Текущее мобильное приложение в первую очередь является дополнением к Asana на вашем рабочем столе, поэтому вы можете получать доступ к своим задачам, где бы вы ни находились. Но это была только версия 1: мы собираемся создать приложение для iOS и Android, которое будет таким же отзывчивым и функциональным, как сегодня настольное приложение. Мы очень стараемся обеспечить удобство использования мобильных устройств и планшетов.Реклама

В заключение

Я действительно копаю Асану. Он обладает повсеместностью, связностью и адаптируемостью, которые я искал в решении для управления задачами. Он масштабируется вверх или вниз, что позволяет управлять групповыми и индивидуальными задачами - и он молниеносен как при синхронизации, так и при подключении (он берет страницу из Google Wave и позволяет вам видеть, когда кто-то печатает). И это позволяет тем, кто хочет управлять задачами по электронной почте, делать это, не препятствуя прогрессу тех, кто этого не делает, благодаря встроенной интеграции.

В то время как мои 30 дней с асанами закончены, мои дни с асанами только начинаются. Я настоятельно рекомендую вам дать Асана взгляд. Это настоящий поворотный момент.