КАК СОСТАВИТЬ СПИСОК ДЕЛ, КОТОРЫЙ ЗНАЧИТЕЛЬНО ПОВЫСИТ ВАШУ ПРОДУКТИВНОСТЬ

Сейчас 6:00, а вы только что проснулись. После душа пора позавтракать, узнать новости, прочитав утреннюю газету, а затем приступить к работе. Вы чувствуете себя расслабленным и счастливым. У вас очень большие ожидания на день, и вы хотите работать со своим списком дел как можно более продуктивно.

Перенесемся в 14:00 того же дня. Вы работаете в спешке, и у вас почти не было возможности сделать перерыв на обед. Вы начинаете чувствовать стресс и усталость из-за плотного графика. Кроме того, кажется, что вам нужно вернуться к определенным задачам и исправить их, потому что у вас не было времени, чтобы сосредоточиться на них должным образом.

Вы бы хотели найти кнопку сброса, чтобы можно было начинать свой день с начала, используя другую стратегию.

Вероятно, вы испытали следующее: вы спланировали свой день накануне вечером и почувствовали, что справляетесь со своими задачами. Однако дела пошли не так, когда вы продолжали добавлять задачи в свой список, и, наконец, ваш список задач увеличился на много миль. В вашем списке дел также были задачи, которые было практически невозможно выполнить за один день.

Другой момент, который способствовал вашему беспокойному и напряженному дню, - это непонимание того, сколько времени займет выполнение конкретной задачи и когда ее следует выполнить. Если бы у вас была эта информация, было бы легче определить правильное время для выполнения задачи.

Наконец, в ваших планах действительно не было никакой гибкости. Вы забыли добавить буфер между задачами и понимаете, что определенные задачи намного больше, чем они кажутся снаружи.

Но знаете что - сами по себе эти причины не были главной причиной вашего стресса и занятости. Продолжайте читать, чтобы узнать, что это было.

Что люди ошибаются в списке дел
Компоненты большого списка дел
Как создать список дел, который повысит вашу продуктивность
Суть
Дополнительные советы по продуктивности

Что люди ошибаются в списке дел

Вы действительно знаете, что должны делать?

Сколько времени вы на самом деле потратили на планирование своего дня - всего 5 минут, пока телевизор вас отвлекал?

Если так, то это, вероятно, главная причина того, почему ваш день стал таким напряженным.Реклама

Когда вы планируете свои дни, вы должны действительно понимать задачи, которые вы собираетесь выполнить, и что нужно для их выполнения. Это необходимо, особенно с важными задачами, потому что вы можете добиться прогресса с задачами, которые наиболее важны.

Отсутствие времени, потраченного на планирование, также будет отображаться как слишком много больших задач, включенных в ваш ежедневный список. Если вы не разбили задачи на более мелкие части, вероятно, вы не собираетесь выполнять их в течение дня. Это, в свою очередь, заставляет вас ругать себя за невыполнение списка задач.

Наконец, не относитесь к созданию списка задач как к второстепенной задаче, которую вы пытаетесь сделать как можно быстрее. На самом деле, чем больше вы уделяете внимания списку задач на следующий день, тем больше вероятность, что он будет реалистичным и менее напряженным для вас.

Компоненты большого списка дел

Когда я говорю о хорошем списке задач, я считаю, что следующие характеристики являются его частью:

Сбалансированный

Список задач содержит как важные, так и менее важные задачи. Посмотрим правде в глаза: хотя мы все хотели бы работать только над важными задачами (например, связанными с целями), мы также должны заботиться о менее важных задачах (например, выполнение поручений, забота о вашем доме или другие повседневные дела. ).

Достаточная гибкость

Что происходит, если вы запланировали задачу, но не можете ее решить? У вас есть план Б? Если нет, попробуйте придумать альтернативное действие, которое вы можете предпринять в этих сценариях.

Время переходов

Поймите, что время перехода тоже съедает ваше время. Убедитесь, что при планировании списка задач это время также включено в ваши планы. Добавление дополнительного буфера между задачами сделает ваш список более гибким и реалистичным.

Не слишком много задач на один день

Трудно дать вам точную цифру, сколько задач у вас должно быть в вашем ежедневном списке. Это зависит от вашей ситуации, но я готов сказать, что всего от 5 до 10 задач должно хватить на день.

Поймите, что определенные задачи выполняются очень быстро, поэтому в определенные дни проще включать в них больше и организовывать задачи. Просто убедитесь, что в списке есть также важные задачи, чтобы вы могли продолжить свои более крупные проекты.

Щит Защиты

Создайте защитный щит вокруг своего списка задач, чтобы в ваш список попадало как можно меньше задач и чтобы количество пунктов в вашем списке не увеличивалось в течение дня.Реклама

В первом случае постарайтесь исключить источники для ваших задач. Это достигается за счет сокращения ваших обязательств и ограничения проектов, которые у вас есть. Дело в том, что чем больше у вас обязательств (или проектов), тем больше вероятность, что они станут задачами для вашего ежедневного списка.

Во втором случае сделайте свой список закрытым. Я изучил эту концепцию, прочитав Сделай это завтра и другие секреты тайм-менеджмента пользователя Mark Forster. Чтобы создать закрытый список задач, все, что вам нужно сделать, это провести черту под последней задачей в списке.

Когда вы это сделаете, вам не разрешается добавлять какие-либо новые задачи в свой список в течение дня. Это гарантирует, что количество задач фактически уменьшается с течением дня.

Как создать список дел, который повысит вашу продуктивность

Чтобы составить список, который вы действительно можете выполнить на следующий день , сделайте следующее:

1. Избавьтесь от ненужных задач.

Изучите свои обязательства и решите, действительно ли они вам нужны.

Например, я был активным членом нашего местного компьютерного клуба в моем родном городе, но потом я понял, что у меня больше нет времени на это занятие. Хотя я все еще являюсь членом клуба, я больше не участвую в его деятельности. Это устранило задачи, связанные с этим обязательством.

2. Найдите время, чтобы составить список

Не торопитесь создавать список задач - потратьте немного времени на этап планирования. Если требуется, изолируйте себя для части планирования, выйдя в отдельную комнату в вашем доме (или даже выйдя на улицу). Таким образом, вы действительно можете продумать задачи, прежде чем включать их в свой список дел.

Постарайтесь уделить своему списку хотя бы 15 минут, когда вы его планируете.

3. Переместите важные задачи в начало.

Планируя свой день, убедитесь, что важные задачи находятся в начале вашего списка. Это гарантирует, что вы выполните эти задачи как можно быстрее.

Например, как блогер, я стараюсь, чтобы задачи по созданию контента стояли в начале моего списка. Как только я просыпаюсь, я немедленно приступаю к выполнению этих задач, и они выполняются еще до того, как я пойду на работу.Реклама

4. Отслеживайте повторяющиеся задачи.

В вашем списке могут быть повторяющиеся задачи, но знаете ли вы, сколько времени на их выполнение требуется?

Если нет, убедитесь, что у вас есть время, чтобы понять это. Это поможет вам лучше спланировать свой день, поскольку вы знаете, сколько времени занимает задача и есть ли в вашем расписании определенный временной интервал, когда задача может быть выполнена.

5. Пакетные похожие задачи

Посмотрите на свой список и узнайте, есть ли похожие задачи, которые вы можете обрабатывать в пакетном режиме. Таким образом, вы сможете быстрее и проще исключить определенные задачи из своего списка.

6. Определите задачи более подробно.

Не включайте в свой список такую задачу, как создание веб-сайта; убедитесь, что вы разбили задачу на более мелкие части. Чем меньше задачи, тем легче выполнить их досрочно.

7. Сделайте некоторую подготовительную работу заранее

Убедитесь, что вы заранее подготовились к определенным задачам.

Например, я пишу наброски для своих гостевых постов по воскресеньям, чтобы мне было проще (и быстрее) начать писать настоящие посты, когда я просыпаюсь. Немного подготовившись, я ускоряю процесс и убеждаюсь, что задачи будут выполнены, когда наступит подходящий день.

8. Автоматизируйте обслуживание.

Естественно, вы можете использовать ручку и бумагу для своего личного списка дел, но попробуйте также воспользоваться преимуществами технологий. Фактически, попробуйте найти инструмент, который позаботится о ведении вашего списка задач за вас. Мой предпочтительный инструмент Nozbe , но есть другие приложения для управления задачами что вы тоже можете попробовать.

9. Знайте типы своих задач и свое расписание.

Наконец, когда вы планируете свой день, задайте себе следующие вопросы:

Что еще у меня в расписании?

Этот вопрос относится к вашему личному расписанию. Например, если вы путешествуете, убедитесь, что ваш список отражает этот факт. Не пытайтесь перегружать свой список слишком большим количеством задач, поскольку велика вероятность того, что вы сделаете лишь часть из них.

Это привратник?

Этот вопрос спрашивает, блокирует ли задача другие задачи, которые необходимо выполнить.Реклама

Время от времени у нас может быть задача, которую нужно решить в первую очередь. Только после этого вы сможете заняться следующими задачами.

Когда вы сосредоточитесь на целенаправленном создании списка задач, вы легко сможете обнаружить привратников.

Есть ли в моем списке айсберги?

Этот вопрос спрашивает, действительно ли ваша задача намного больше, чем кажется. Иногда, когда вы начинаете работать над задачей, вы скоро поймете, что она намного больше, чем вы изначально думали (сравните их с айсбергами, где только верхушка айсберга находится над водой, но большая часть льда находится внизу) .

Опять же, когда вы уделяете достаточно внимания своему списку задач на этапе создания, легче заметить эти айсберги и разделить задачи на более мелкие, более управляемые части.

Устойчиво ли отвлекает задача?

Не все задачи созданы одинаково: одни терпят большее отвлечение, другие требуют полного внимания.

Например, я могу проверить свою ленту в Twitter или выполнить простое обслуживание блога, даже когда я нахожусь в кругу семьи. Эти задачи не отвлекают, и я могу о них позаботиться, даже если я не уделяю им все свое внимание.

Суть

Если вам все еще трудно выполнять повседневные задачи из вашего списка дел, обязательно проанализируйте причины, по которым это произошло. Во всяком случае, не ругайте себя за то, что не выполнили свой список задач.

Никто не идеален, и мы можем учиться на своих ошибках.

Чтобы создать отличный список задач, потребуется немного практики. Однако, когда вы научитесь складывать все воедино, все станет намного лучше, и вы станете более продуктивным в целом.