В течение загруженной недели руководитель или менеджер меньше всего хочет потраченного впустую часа или двух на непродуктивном собрании.

Если бы я спросил вас, какой самый эффективный способ быть неэффективным, я уверен, многие из вас сказали бы, что встречи плохие.

Сегодня на собрания уходит больше рабочего времени, чем когда-либо прежде. Сегодня лидеры проводят на собраниях около половины своей недели.^[1]Согласно исследованию TED треть этого времени тратится на бессмысленные, плохо организованные встречи .

Опрос, проведенный Clarizen, показал, что рабочие считают встречи по статусу пустой тратой времени и что почти 50% респондентов предпочли бы пойти в DMV или посмотреть, как сохнет краска.^[2]

В статье для Harvard Business Review,^[3]Три консультанта из Bain сообщают о результатах исследования, в ходе которого они проанализировали графики работы сотрудников неназванной крупной компании в Outlook и пришли к выводу, что одно еженедельное исполнительное собрание занимало 300 000 часов в год.

И в эту сумму, как пишут авторы, не входит рабочее время, потраченное на подготовку к встречам.

Сколько встреч вы посетили без четкой повестки дня или цели?

Сколько из вас сидели на собраниях, которые перескакивали от темы к теме, не имея четкого плана действий в конце встречи?

Если вы уходили с встреч более запутанной, чем когда пришли, поднимите руку.

Встречи не должны быть чем-то, чего мы боимся и чего терпеть не можем. Они не обязательно должны быть чем-то, в чем мы то и дело дрейфуем.

Мы должны найти способы, чтобы встречи были гораздо более целенаправленными, вдохновляющими и продуктивными, чтобы приносить реальные, ощутимые результаты.

Итак, как проводить собрания команды более продуктивно?

Вот 10 способов, с помощью которых лидеры и менеджеры могут начать проводить собрания команды, которые будут продуктивными, эффективными и полезными для всех участников:Реклама

1. Создавайте позитивное отношение к каждой встрече

Чтобы все присутствующие в комнате настроились позитивно и были заряжены энергией для встречи, отличной отправной точкой является побудить всех в комнате поделиться тем, в чем они достигли прогресса или чем они взволнованы.

Это сразу задает тон и направление всей встречи.

Вместо того, чтобы отрицательно относиться к присутствию на собрании людей, они исходят из позитива, вклада и позитива.

2. Имейте четкого лидера в комнате

Какой бы ни была цель собрания, кто-то из присутствующих должен взять на себя руководство и руководство встречей.

Этот человек составит повестку дня встречи, убедится, что она не выходит за рамки темы, и обеспечит проведение встречи в согласованные сроки.

Они часто будут сообщать о прогрессе, разъяснять, что должно произойти после встречи, и заручаться поддержкой участников встречи в отношении дальнейших действий.

Если никто не берет на себя управление, люди с выдающимися личностями или самыми высокими мнениями могут доминировать и мешать более спокойным личностям вносить свой вклад.

3. Пусть в комнате будут нужные люди.

Вспомните последнюю большую встречу, на которой вы были… Было ли собрание полно людей, которые подсчитывали числа, или людей, которые внесли свой вклад и внесли свой вклад?

Я предполагаю, что это было последнее.

Чтобы провести действительно продуктивную встречу, подумайте, кто будет в ней участвовать.

Вы хотите, чтобы в зале присутствовали люди, которые будут приносить пользу, которые являются активными участниками, обладают базовыми знаниями, принимают решения, принимают меры и на которых напрямую повлияет результат встречи.

Остерегайтесь заполнять комнату людьми, если в этом нет крайней необходимости, чьей мотивацией к пребыванию здесь является либо статус, либо страх что-то упустить.

Сосредоточьтесь на том, чтобы в конференц-зале присутствовали люди, которые внесут продуктивный вклад, а не пассивные прохожие.Реклама

Если у вас есть возможность организовывать встречи так, как вам нравится, сосредоточьтесь на том, чтобы они приносили наиболее продуктивные результаты.

4. Используйте уникальные сильные стороны людей на различных встречах.

Не все в вашей компании или команде подходят для каждой встречи.

Отличный совет для создания продуктивных встреч - четко понять, в каких собраниях члены команды должны и не должны участвовать.

Не думайте о том, чтобы просто заполнить комнату, будьте избирательны, приглашая людей, которые, как вы знаете, внесут наибольший вклад.

У всех нас разные сильные стороны. Некоторые из членов вашей команды отлично подходят для мозгового штурма, в то время как другие могут нервничать при мысли об участии.

То же самое касается совещаний по процессу и статусу.

Когда дело доходит до создания наибольшего воздействия от встречи, важно подумать, какая энергия вам нужна в комнате и кто может внести в встречу нужную ценность.

Если у вас есть ясность в этом вопросе, найдите в комнате нужных людей.

Во время моей корпоративной карьеры я проводил мозговые штурмы, стратегии и встречи по статусу. Я знал, что разные члены команды привносят разные наборы навыков на определенные встречи.

Один из моих старших директоров был более стратегическим, чем творческим, поэтому я должен был гарантировать, что она будет номером один в моей команде на стратегических встречах. Но я не допускал ее к мозговым штурмам в пользу других членов команды.

Другой член команды был отличным стратегом, поэтому я следил за тем, чтобы она присутствовала как на мозговых штурмах, так и на встречах по стратегии. Во время мозговых штурмов ее ценность заключалась в том, чтобы обдумывать план и действия, необходимые для реализации творческих идей.

Проведение продуктивных встреч часто связано с тем, что нужно быть дирижером большого оркестра. Если в комнате нет подходящих дополнительных инструментов и исполнителей, которые работают вместе и работают в гармонии, в результате может возникнуть большой беспорядок. Но если вы соберете вместе подходящих исполнителей, результаты могут быть волшебными и вдохновляющими.

5. Завершите встречи четкими действиями и обязанностями.

Вспомните последнюю встречу, на которой вы были, есть вероятность, что там было много отличных бесед, ценный вклад и идеи.Реклама

Но что случилось в конце встречи? Вы все пошли разными путями или были установлены четкие шаги и обязанности?

В конце каждой встречи стоит выделять время, чтобы каждый поделился своим самым важным мнением.

Это укрепляет вклад и сотрудничество и гарантирует, что каждый уходит с встречи с четким видением ценности встречи.

Чтобы еще больше усилить это, руководитель собрания обязан четко обозначить этапы действий, личные обязанности и временные рамки для принятия мер по ключевым элементам собрания.

6. Определите ясную цель встречи.

Не сбиться с пути - одна из самых сложных задач для проведения эффективной и продуктивной встречи. Причина этого в том, что многие собрания проводятся без четкой цели или даже повестки дня.

Некоторые встречи происходят просто потому, что кто-то, возможно, решил, что вы собираетесь проводить еженедельное статусное собрание.

Приходя на такие встречи, без четкого понимания того, о чем конкретно идет встреча, какова повестка дня или каковы приоритеты встречи, вы можете почувствовать, что встреча - пустая трата вашего времени.

Когда вы четко понимаете цель встречи, вы будете более вовлечены, будете знать, что нужно подготовить заранее, и знать, каковы желаемые результаты встречи.

7. Проведите встречу стоя.

В статье в Журнале прикладной психологии авторы обнаружили, что сидячие встречи занимали на 34% больше времени, чем стоячие.^[4]

Если вы обнаружите, что ваши сидячие собрания не так продуктивны, как вам хотелось бы, измените положение вещей и попросите всех участников встать.

8. Сделайте встречи короче

Если у вас есть четкая цель и повестка дня встречи, вы должны иметь представление о том, как долго она должна длиться.

На многих встречах, которые я видел в прошлом, приглашения в календаре были установлены на 45 или 60 минут. Некоторые встречи фактически заканчивались раньше, но поскольку сроки были установлены на определенное время, встреча продолжалась без всякой реальной причины.

Начните устанавливать собрания с более коротким временным окном, будь то 30 или 40 минут, и посмотрите, станут ли собрания более продуктивными и эффективными.Реклама

Чем дольше длится встреча, тем меньше уровень нашего внимания и уровень энергии могут начать падать.

9. Начало и конец вовремя

Никто не хочет, чтобы его заставляли ждать начала собрания и приходилось переносить его, если собрания переполняются.

Если вы проводите встречи, которые начинаются вовремя и заканчиваются вовремя, участники знают, чего ожидать, и знают, что приходить вовремя.

Если члены команды предпочитают не приходить вовремя, может быть целесообразно провести отдельную встречу с этим человеком, чтобы прояснить, что вы ожидаете, что они прибудут вовремя.

10. Измените окружающую среду

Если вы обнаружите, что встречи проходят медленно или становятся устаревшими, возможно, пришло время изменить вашу среду.

У меня были одни из самых продуктивных встреч, просто выйдя из офиса и отправившись в вдохновляющее место, или проведя одну или две встречи в местном парке.

Суть

Встречи никуда не делись. Они являются неотъемлемой и важной частью корпоративной и деловой жизни.

Но чтобы гарантировать, что они не просто пустая трата времени, а эффективный способ сотрудничества и работы для достижения и достижения основных целей и проектов, нам необходимо организовать встречи так, чтобы они были полезными, продуктивными и приносили ощутимые результаты.

Нам нужно научиться проводить собрания команды продуктивно и эффективно.

Если вы примете меры в соответствии с изложенными мною советами и стратегиями, как проводить собрания команды наиболее продуктивным образом, вы убедитесь, что максимально задействуете сильные стороны и умственную энергию каждого в комнате.

Ваши встречи больше не будут тем, чего вы и ваша команда боитесь или чего стараетесь избегать. Вместо этого встречи станут способом воссоединиться, проявить творческий подход, выработать стратегию, получить поддержку, отметить прогресс и создать продуктивный импульс.

Дополнительные ресурсы о производительности на рабочем месте

• 15 секретов проведения встреч с участием ведущих инновационных компаний мира
• Проблемы с производительностью на рабочем месте? 12 советов, чтобы делать больше
• Осторожное искусство делегирования
• Как стать более продуктивным: 4 маленьких хитрости, которые увеличат вашу продуктивность в 10 раз
• 12 секретов суперпродуктивной встречи, которые вы должны знать

Рекомендуемое фото: Создатели кампании через unsplash.com

Справка