Отправка электронных писем может отнимать у вас много времени, отвлекая вас от важных дел в течение рабочего дня. Шаблоны сообщений для некоторых распространенных и не очень распространенных ситуаций могут помочь вам сократить лишние минуты, которые вы тратите на переписку по электронной почте. Просмотрите некоторые из этих сценариев шаблонов электронной почты и определите сообщения, на которые вы часто тратите время. Если вам приходилось отправлять письмо определенного типа более одного раза, возможно, пришло время создать для него шаблон!

1. Изящный отказ от новых задач

Если у вас слишком много работы, вам, вероятно, придется отказаться от дополнительных обязанностей. Важно делать это своевременно, чтобы у другого человека была возможность найти замену. Можно сказать «нет», не проявляя неловкости, спешки или невежливости. Вот основные моменты, на которые следует обратить внимание:

• Поблагодарите их за уверенность в своих силах
• Скажите им, что у вас либо нет необходимого времени, опыта или ресурсов для выполнения указанной задачи.
• Пожелайте им удачи в поиске другого сотрудника на работу

Зенхабиты а также Муза дайте краткий совет, как сказать 'нет', не создавая неудобства.Реклама

2. Опрос вашего супервайзера

Чрезвычайно сложно оспаривать решения своего руководителя. Однако вы можете сделать это тактично, и может быть не очевидно, что вы их вообще спрашиваете! Вот несколько способов уменьшить напряжение, когда вы ставите под сомнение методы или решения вашего руководителя.

• Кратко опишите, чего хочет ваш руководитель. Возможно, вы неправильно понимаете их указания, и это дает вашему руководителю возможность уточнить их.
• Если решения идут вразрез с политикой компании, упомяните об этом. Обычно лучше прикрыться, чем заниматься потенциально незаконными или несанкционированными задачами.

Монстр дает несколько отличных советов, как бросить вызов своему руководителю, не создавая проблем.

3. Подача жалоб

HR-отделы существуют по многим причинам. Возможно, вам придется подать жалобу на непрофессиональное поведение на рабочем месте, что может быть невероятно сложной задачей. Если вы решили подать жалобу, постарайтесь быть максимально объективным. Изучите свои процедуры подачи жалоб в HR и помните о следующих факторах:

• Сообщайте только факты. Не размышляйте о происшествии. Сообщите соответствующее время, имена вовлеченных людей и места.
• Сообщите им, если вы уже сообщили своему руководителю об инциденте.
• Будьте вежливы и используйте профессиональный язык. Хотя вы можете быть очень расстроены во время рабочего конфликта, ваше доверие может быть потеряно, если вы используете вульгарный или чрезвычайно эмоциональный язык.

CBS Money Watch дает несколько мудрых советов о том, когда и когда не обращаться в отдел кадров.

4. Оставить работу

Уйти с работы может быть неудобно, независимо от обстоятельств. Тем не менее, вы можете иметь под рукой шаблон заявления об увольнении на случай, если вы найдете новую работу, вам нужно уволиться по личным причинам или просто захотите пересмотреть свою профессиональную ситуацию. Вот что нужно указать в своем заявлении об увольнении:

• Ваш предпочтительный последний день
• Заявление о вашей отставке
• Соответствующие контакты для смены обязанностей
• Общее спасибо вашим коллегам

Взгляните на несколько примеров писем об увольнении на Монстр а также Business Insider .

5. Прощание с коллегами и коллегами

После того, как вы отправите заявление об увольнении, вы также можете отправить прощальные уведомления своим коллегам и клиентам. В зависимости от характера вашей работы этим людям может потребоваться знать, что вы больше не будете контактным лицом в компании. Эти прощальные письма должны охватывать:

• Важная контактная информация для тех, кто берет на себя ваши обязанности
• Где найти ресурсы, которые вы создали для компании
• Ваша благодарность
• Приглашение к подключению через социальные сети (только если внешнее общение разрешено вашим текущим трудовым договором)

Карьера дает отличный совет, как попрощаться, не разрывая важные профессиональные связи.Реклама