Чтобы все делать правильно и вовремя, нужно быть продуктивным. Итак, как узнать, какие задачи важны, а какие могут подождать? Ответ находится в матрице приоритезации, также известной как матрица Эйзенхауэра.

Матрица получила свое название в честь Дуайта Дэвида Эйзенхауэра.

Эйзенхауэр был генералом армии США и 34-м президентом Соединенных Штатов с 1953 по 1961 год. В качестве пятизвездочного генерала и верховного главнокомандующего в армии США он разработал стратегию вторжения союзников в Европу.^[1]

Эйзенхауэру каждый раз приходилось принимать непростые решения о том, какие задачи из множества задач, на которых ему нужно было сосредоточиться ежедневно, расставить по приоритетам. Итак, он придумал знаменитую матрицу Эйзенхауэра или матрицу приоритезации.

Оглавление

1. Что такое матрица приоритезации?
2. Как использовать матрицу приоритезации
3. Заключение
4. Дополнительные советы по расстановке приоритетов

Что такое матрица приоритезации?

Матрица приоритезации - это инструмент для оценки ваших задач по срочности. Это поможет вам узнать о важнейших действиях и задачах, которые следует обойти, и может быть полезно в управлении проектами, малом бизнесе или личных задачах.

Эйзенхауэр сказал о матрице:

Большинство срочных задач не являются важными, а большинство важных задач не являются срочными.

Эта цитата стала для Эйзенхауэра изречением в управлении своим временем.

В матрице приоритезации есть четыре квадранта, которые помогают сравнивать варианты того, что делать первым и последним, позволяя вам расставлять приоритеты в проектах и ​​создавать стратегический план.^[два].

Реклама

Квадранты:

• Делать
• Расписание
• Делегат
• Устранять

Делать

Do - это первый квадрант в матрице приоритезации, и он включает в себя важные виды деятельности. То есть те задачи, которые вам нужно выполнить срочно - кризисы, дедлайны и вопросы, которые требуют вашего безотлагательного внимания и имеют большое значение для вашей жизненной миссии.

Как вы знаете, какая задача попадает в этот сектор?

Начните с анализа ваших приоритетов, а затем определите, соответствует ли он критерию «сделайте это сейчас». Если задача выполнима в течение дня или от 24 до 48 часов, она срочна.

Другой подход, который вы можете использовать при расстановке приоритетов задач в этой категории, - это принять принцип Марка Твена «съешь лягушку». Этот принцип рекомендует вам заняться самыми неотложными делами сразу после пробуждения.

Вот практический пример.

Допустим, вам нужно разработать стратегию в отношении контента и отправить отчет своему менеджеру. Сегодня суббота, а крайний срок подачи заявок - понедельник. Можно ли сказать, что работа срочная? Определенно!

Расписание

Второй квадрант матрицы приоритезации - это Расписание. Матрица приоритезации классифицирует задачи в этой категории как важные, но не столь срочные.

Это долгосрочные цели и задачи без срочных сроков. Эти задачи могут включать медитацию, ведение дневника, учебу, время с семьей и упражнения.

Вы можете запланировать деятельность в этом квадранте на другой период. Например, для хорошего здоровья вам следует заниматься спортом, но вы можете выделить для этого время.Реклама

Запланируйте эти действия таким образом, чтобы они не попадали в квадрант «Что нужно» или «Срочно». Убедитесь, что у вас есть достаточно времени для их выполнения.

Делегат

Третий квадрант матрицы приоритетов - делегат.

Эти задачи не важны для вас, но они весьма актуальны для других. Вот где в игру вступает командная работа.

Вы можете технически выполнять задачи из этой категории, но имеет смысл делегировать их . Делегирование задач даст вам больше времени для занятий в первых двух квадрантах.

Вы также должны следить за задачами, которые вы делегировали. Это будет пустой тратой времени только в том случае, если у вас нет системы отслеживания делегированных задач.

Устранять

Последний квадрант выделяет ваших убийц производительности. Это задачи, которые не важны для ваших целей и не срочны. Единственный способ повысить вашу продуктивность - устранить их.

Вот некоторые примеры: постоянная проверка телефона, просмотр фильмов или видеоигры.

Это также могут быть вредные привычки, которые вам необходимо выявить и удалить из своего ежедневного и еженедельного расписания.

Успешные люди научились расставлять приоритеты и придерживаться того, что является важным. Они научились находить лучшего человека для выполнения задачи или устранять менее важные задачи.

Давайте рассмотрим двух вдохновляющих личностей, которые разработали свою систему расстановки приоритетов.Реклама

Уоррен Баффет разработал модель приоритизации из двух списков, чтобы определить, какая задача заслуживает его наибольшего внимания. Суть в том, чтобы игнорировать вещи, которые важны и полезны, но не являются первоочередными.

Марк Форд, бизнес-консультант, маркетолог, миллионер, заработавший себя самостоятельно, разработал свою стратегию:

Начните работу над наиболее важным приоритетом, сделайте перерыв, поработайте над вторым по важности заданием, сделайте перерыв, а затем разберитесь с менее важными делами и любыми задачами, которые он получил от других людей во второй половине дня.^[3]

Как использовать матрицу приоритезации

Использование матрицы приоритетов может быть непросто, если вы новичок в этом, но, выполнив несколько простых шагов, вы можете научиться использовать ее наилучшим образом.

1. Перечислите и оцените свои приоритеты

Выделите все задачи, которые вам нужно выполнить за день. Затем классифицируйте ихсо взвешенными критериямиисходя из срочности и важности.

Определите любую деятельность, требующую незамедлительных действий. Я имею в виду задачу, выполнение которой в этот день может привести к серьезным последствиям. Например, если вы не отправите свою контент-стратегию, другие авторы контента не смогут работать. Это означает, что вам нужно проверить высокоприоритетные зависимости.

2. Определите значение

Следующий шаг - изучить важность и оценить, какие из них больше всего влияют на ваш бизнес или организацию. Как правило, вы можете проверить, какие задачи имеют более высокий приоритет над другими. Например, вам нужно учитывать требования клиента, прежде чем заниматься какой-либо внутренней работой.

Вы также можете оценить ценность, изучив, как задача влияет на людей и клиентов в организации. Короче говоря, чем большее влияние задача оказывает на людей или организацию, тем выше приоритет.

3. Решите самую сложную задачу

Промедление - это не симптом лени, а избегание. На самом деле вы обычно избегаете задач, которые не хотите выполнять. Бывший генеральный директор Goldman Sachs Ллойд Бланкфейн однажды сказал, что первым делом возьмется за выполнение самой страшной задачи, когда он попадет в офис.

Брайан Трейси назвал эти задания лягушками, которых нужно есть. Это избавит вас от мучительного страха, который оказывает на вас давление, когда вы откладываете необходимые задачи.^[4]. Здесь может помочь матрица приоритезации; немедленно съесть лягушек.Реклама

Если вам нужна помощь в преодолении прокрастинации, ознакомьтесь с эта статья .

4. Знайте, что для вас важно

Пока вы находитесь в этом космосе, вы всегда будете сталкиваться с различными вариантами, которые могут противоречить вашим целям. Например, фантастическое продвижение по службе, требующее чрезмерных поездок, изолирует вас от важных отношений. Если вы не ориентируетесь на приоритеты, вы можете принять это, даже если ваша семья является вашим приоритетом.

Поэтому имеет смысл определить, что для вас важно, и подготовить себя к тому, чтобы не идти на компромисс с этими важными вещами ради немедленного удовольствия или выгоды.

Йоги Берра подписал это так:

Если вы не знаете пункт назначения, вы можете оказаться в другом месте.

5. Установите регулярное отсутствие рабочего времени

Генеральный директор YouTube Сьюзан Войчицки установила правило не проверять свою электронную почту с 18:00 до 21:00. Согласно отчету CNN Business, она была первой женщиной, попросившей декретный отпуск, когда Google только начинал. Несмотря на то, что она является генеральным директором YouTube, она отдает приоритет обеду с семьей.^[5].

Можно ли сократить время для наших отношений и интересов вне работы?

Конечно, и поэтому вам нужно выделить время, когда вы не работаете. Такой подход позволит вам обновить свой уровень энергии для следующей задачи. Кроме того, вы будете в лучшем положении для самоанализа, поскольку находитесь вне своей обычной рабочей зоны.

6. Знайте, когда нужно остановиться

Иногда вы можете достичь всего, что указано в вашем списке. После того, как вы расставили приоритеты для своей рабочей нагрузки и оценили свои оценки, удалите оставшиеся задачи из списка приоритетов и сосредоточьтесь на самых срочных и важных задачах.

Заключение

Недостаточно добиться успеха на работе. Убедитесь, что вы уделяете время своей семье и важным отношениям в вашей жизни.Реклама

Начать работу и найти время может быть непросто, но, попрактиковавшись в Матрице расстановки приоритетов, вы обнаружите, что более продуктивны и способны лучше распределять свое время между делами, которые для вас важны.

Дополнительные советы по расстановке приоритетов

• Как правильно расставить приоритеты за 10 минут и работать в 10 раз быстрее
• Назад к основам: установка приоритетов
• Как расставить приоритеты в работе, когда все кажется важным

Рекомендуемое фото: Уильям Ивен через unsplash.com

Справка