КАК СОСТАВИТЬ ЭФФЕКТИВНУЮ ПОВЕСТКУ ДНЯ ВСТРЕЧИ (С ПОМОЩЬЮ ШАБЛОНОВ)

У всех встреч есть цель. Некоторые встречи - это сеансы мозгового штурма. Другие встречи - это стратегические занятия для достижения определенной цели. Некоторые встречи - это подведение итогов других встреч. Собираетесь ли вы, чтобы рассказать своим сотрудникам о потрясающих результатах за третий квартал или потренироваться в презентации нового клиента, ваша встреча будет проходить более гладко, эффективно и продуктивно благодаря тщательно составленной повестке дня встречи.

В этой статье вы узнаете, как составить эффективную повестку дня и проводить продуктивные встречи.

Важность повестки дня встречи
Как составить эффективную повестку дня встречи
Шаблоны повестки дня встреч
Нижняя граница
Дополнительные советы по организации продуктивных встреч

Важность повестки дня встречи

Встреча без повестки дня - это как поездка без расписания

Как занятой профессионал, вы теряете терпение, когда чувствуете, что ваше драгоценное время тратится зря. Это происходит чаще, чем вы думаете. Для многих руководителей встречи занимают два из пяти дней рабочей недели.

Еще одна причина убедиться, что каждая встреча важна. Сначала спросите, нельзя ли затронуть темы другим способом - например, по электронной почте или по телефону с ключевыми игроками. Если вы решите, что личная встреча является обязательной, напишите повестку дня встречи, чтобы обозначить темы для обсуждения и назначить время для каждого выступающего.

Вы знаете, какое разочарование вы испытываете, когда встреча отстает на десять минут от графика, когда все вежливо ждут, пока Сьюзан закончит рассказывать о своей поездке на Бермуды? Повестка дня собрания служит мягким напоминанием всем собравшимся о том, что время ценно, и, пожалуйста, не забывайте о теме.

Хорошо продуманная повестка дня включает в себя

Планирование собрания персонала сигнализирует коллегам о том, что их мнение необходимо или что необходимо выполнить задания. Когда вы дополняете приглашение на встречу подробной повесткой дня, участники знают, что нужно подготовиться. Работники на самом деле говорят, что им нравится участвовать в собраниях, если есть четкая цель и предоставляется соответствующая информация.

Программа умных встреч ориентирована на достижение цели

В повестке дня собраны все темы, которые необходимо охватить. Выбирайте разных спикеров для каждой темы и в идеале выделяйте время для каждого спикера. Если это мозговой штурм, подумайте о повестке дня, в которой перечислены ожидаемые результаты. Например: Составьте план развития нашей программы наставничества; установить сроки; делать кадровые назначения.

Повестки дня служат руководством для фасилитатора собрания, синхронизируют всех и обеспечивают формат для человека, ведущего протокол собрания.

Как составить эффективную повестку дня встречи

Итак, как вы подойдете к составлению этой чрезвычайно важной повестки дня встречи? Примените эти 8 полезных советов:

1. Получите обратную связь заблаговременно

Ваши начальники и коллеги будут более вовлечены, если вы попросите их мнение. Получение их поддержки повысит вероятность того, что они будут присутствовать на встрече и отстаивать ее результаты.Реклама

За неделю до встречи назначьте себе встречу с некоторыми ключевыми игроками в вашей компании и просто спросите: «Не хотели бы вы что-нибудь включить в повестку дня встречи?»

2. Соблюдайте надлежащий этикет в повестке дня встречи.

После того, как вы составили повестку дня, убедитесь, что ее запустили ваш руководитель, начальник вашего руководителя и все лица, упомянутые в повестке дня. Никогда не включайте выступающего в повестку дня, не приняв предварительно эту меру предосторожности. Избегайте перечисления работников, которые находятся за пределами города или посещают другие собрания.

Если ключевой игрок в каком-либо деле отсутствует, попросите другого сотрудника заменить его. В качестве вежливости не забудьте сообщить им обоим, что вы сделали этот шаг.

После того, как повестка дня собрания утверждена и выступающие установлены, заранее отправьте повестку всем участникам собрания по электронной почте. Постарайтесь получить ответы на встречу. Вы хотите избежать сюрпризов.

3. Соблюдайте сроки.

Если вы зарезервировали конференц-зал в офисе на час, это максимальная продолжительность вашей встречи.

В некоторых компаниях другие группы зарезервировали конференц-зал сразу после того, как ваша группа уйдет. Поэтому в идеале составьте план встречи так, чтобы ваша команда вышла из комнаты как минимум за пять минут до начала следующей встречи.

4. Найдите организационный принцип для повестки дня собрания.

Оптимизируйте свою повестку дня, чтобы у участников было четкое представление о результатах. Вы можете расставить приоритеты, перечислив наиболее важные проекты, которые необходимо обсудить в первую очередь.

Иногда имеет смысл организовать эти проекты по срокам. В других случаях имеет смысл перечислить эти проекты по их важности для фирмы.

5. Рассмотрите количество людей, которые должны сообщить

Пять минут непрерывного времени часто бывает достаточно, чтобы получить свежую информацию о конкретной встрече. Именно перерывы добавляют время!

Если ваш старший В. маркетинга имеет тенденцию волноваться или отклоняться от графика, когда его прерывают, рассмотрите повестку дня встречи, которая оставляет вопросы и ответы на последние десять минут встречи. Затем убедитесь, что это принудительно. Вы можете осторожно прервать разговор и сказать: «Как вы знаете, Пол, у нас осталось время для вопросов». Прямо сейчас позвольте Рику завершить обновление.Реклама

6. Обратите внимание на порядок выступающих.

В некоторых компаниях первым говорит высшее руководство. В других компаниях это делают младшие сотрудники. Выбирая порядок расположения колонок, убедитесь, что он соответствует культуре вашей компании.

Тем не менее, никогда не включайте в повестку дня кого-либо, кому не нужно отчитываться. В таком случае встреча затянется. При включении докладчиков в повестку дня решение о включении их должностей опять же будет зависеть от культуры вашей компании.

В более непринужденной обстановке вы можете просто указать имена. В более формальной среде вы можете указать имя и фамилию и включить заголовки.

7. Таким же образом составляйте повестку дня собрания.

Повестка дня собрания должна быть написана на фирменном бланке организации или, как минимум, содержать логотип компании. Поместите название собрания и дату в верхней части повестки дня вместе с предполагаемым временем начала и окончания собрания.

Повестка дня собрания должна быть в виде набросков и иметь удобочитаемый шрифт. Найдите чистый дизайн для повестки дня и используйте его каждый раз для единообразия. Шрифт должен быть легко читаемым, например Times New Roman, Geneva или Arial. Если шаблон для повестки дня собрания уже существует, просто используйте его. Если таковой не существует, создайте его. (См. Следующий раздел)

8. Включите список документов, необходимых для встречи.

Часто на собрании группу просят отреагировать на отчет или предложение, и полезно перечислить эти документы внизу повестки дня.

Кроме того, это сэкономит время, если вы отправите документы вместе до встречи, чтобы у всех присутствующих было время их просмотреть.

Если требуются ноутбуки, обязательно сообщите об этом участникам заранее.

Шаблоны повестки дня встреч

Пока были встречи, были и повестки дня встреч. Так что есть вероятность, что кто-то в вашей компании знает чистый, легко читаемый шаблон повестки дня, который вы можете использовать. Но не рассмотрите одно из них:

Шаблон повестки дня №1 - Планирование

Повестка дня совещания по планированию программы наставничества

Расположение: Конференц-зал на первом этажеРеклама

Дата: 18 ноября 2019 г.

Время: 13: 30. А ТАКЖЕ

Расписание

Справочная информация о целях программы наставничества, Шерил Смит, директор отдела кадров (13-13: 15)
- а. Доказательства вовлеченности сотрудников
- б. Нужно ухаживать за восходящими звездами
Набор наставников / подопечных, Макс Маркус, заместитель директора по персоналу (13: 15–13: 35)
- а. Другие корпоративные модели
- б. Критерии мозгового штурма
Требования программы наставничества, Сет Уолш, стажер отдела кадров (13: 35–13: 55)
- а. Плюсы и минусы структурированных встреч с наставниками
- б. Требования к мозговому штурму
Реализация, Шерил Смит (13:55 - 14: 20)
- а. Сроки определения участников для руководителей отделов
- б. Развертывание пилотной программы
  - я. 1-я тренировочная сессия участников
  - II. развертывание пилотной программы
  - iii. ежеквартальные отчеты
- c. Оценка программы
Следующие шаги, Макс Маркус (14: 20–14: 25)

Шаблон повестки дня №2 - Информация

Повестка дня встречи WXYZ

Задача: создать жизнеспособный список предприятий для холодного звонка.

Ведущий встречи: Мэри Старски

Дата: 20 ноября 2019 г.

Расположение: 16-й этаж, конференц-зал B

Время: 16-17: 00. ET

Телефонный номер / код

Пункты повестки дняРеклама

Представления 16:00 - 16:00.

Джон Смит - ведущий 16.05 - 16.20 Компании связались
Марианна Легит - ведущая 16:20 - 16:35 Потенциальные лиды
Сильвия Стретч - ведущая 16:35 - 16:55 Новые методы агитации
Q&A [Только если время]

Подготовка к встрече

Прочтите: [Перечислите и приложите документы]
Пожалуйста, принесите: [т.е. Ноутбук, предложения, расходные материалы]

Шаблон повестки дня № 3 - Презентация

Повестка дня компании ZZZ

Дата / время начала и окончания: 21 ноября 2019 г .; 9:00 ET-10:00 ET

Расположение: Кафетерий, 12 этаж.

Встречу созвал: Стив Паркс

Приветствие / Введение - [Стив Паркс, 9: 00–9: 10]
Обзор новой линейки продуктов - [Пол Ария, 9:10 - 9:20]
Демонстрации - [Клэр Рингис, 9:30 - 9:40]
- а. Отбеливающая зубная паста
- б. Зубная паста, укрепляющая десны
- c. Зубная паста, борющаяся с зубным налетом
Маркетинг продуктов - [Стив Паркс, 9:40 - 9:50]
Обсуждение, вопросы и ответы [9:50 - 9:55]
Дальнейшие действия - [Будет распространено после собрания]

Нижняя граница

Когда вы пишете повестку дня встречи, вы контролируете встречу

Ваша цель должна состоять в том, чтобы провести напряженную встречу. В этом вам поможет продуманная повестка дня. Оставьте достаточно времени для обсуждения, но не слишком много. Кроме того, не забывайте вовремя начинать встречи.

Когда вы берете на себя ответственность за составление повестки дня собрания, вы определяете, какие действия необходимо предпринять. Ваша способность составить эффективную повестку дня повысит продуктивность как встречи, так и последующей деятельности. Это два выдающихся подвига.

Проведите максимально сжатые встречи в своей компании, и производительность вашей команды взлетит до небес.