Как составить список дел и действительно довести дело до конца

Как составить список дел и действительно довести дело до конца

Один из самых действенных способов уменьшить стресс и переутомление, когда вы беспокоитесь о своей работе, - это сесть с ручкой и листом бумаги и записать все, что вам нужно сделать. Какой автор Приступая к работе , Дэвид Аллен называет это умопомрачительным. Это избавляет ваш мозг от когнитивной перегрузки, и когда вы видите в списке все, что вам нужно сделать, вы чувствуете комфорт, зная, что это не так плохо, как ваш мозг говорил вам.

Однако просто выбросить из головы все те вещи, которые вам нужно сделать, еще не сделать работу. Это только первый шаг.

Чтобы действительно получить преимущества от составления списка дел, вы можете сделать несколько вещей, которые сделают его более эффективным.



1. Четко сформулируйте, что вам нужно делать

Я часто вижу списки дел с задачами, написанными как Поговорите с Тимом или же Подготовить презентацию . Проблема с написанием таких заданий в том, что они непонятны. Есть ряд вопросов, на которые нет ответа. Поговорить с Тимом о чем? Какая презентация? Что нужно готовить?



Когда вы напишете задачу, вы будете знать, что хотите сделать; но после выходных или нескольких дней то, чего вы хотите достичь, стало неясным и неясным. Гораздо лучше написать Поговорите с Тимом о поездке в Берлин на следующей неделе. или же подготовить план для презентации на следующей неделе Совету директоров . Конечно, на написание дополнительных слов может уйти еще несколько секунд, но вы поблагодарите себя позже, когда придете выполнять задание.

Написание таких задач ясно дает понять, чем вы хотите заниматься . И когда вы сядете, чтобы начать свою работу, вы точно будете знать, что задействовано в выполнении этих задач, чтобы вы могли принимать более обоснованные решения о том, над чем работать.Реклама



Это также экономит много времени, потому что ясность означает, что вы сможете получить нужные файлы и сразу приступить к работе, вместо того, чтобы тратить несколько минут, пытаясь вспомнить, что вам нужно сделать.

2. Не выбирайте случайные даты для задач

Очень заманчиво добавлять дату к каждой задаче, которую вы пишете - вы же не хотите забыть ее сделать, не так ли? - Проблема со случайным датированием каждой задачи, которую вы включаете в свой список дел, заключается в том, что вы в конечном итоге получаете ошеломляющий ежедневный список задач, которые не нужно выполнять в выбранный вами день, и вы либо перепланируете задачи, либо просто проигнорируете их.



Вместо этого используйте стратегию. Ставьте дату на задачу, только если вы собираетесь выполнить ее в этот день. Я видел, как ежедневно составлять списки из двадцати-тридцати задач, когда у человека есть день для встреч подряд. В этих обстоятельствах задачи невозможно выполнить.

Можно добавить напоминание в свой ежедневный список дел, например НАПОМИНАНИЕ : Review Project X - Что-нибудь нужно делать? Или создайте список звонков, которые нужно сделать, и поставьте себе одно ежедневное задание, в котором вам будет предложено просматривать список звонков. Просто работайте над тем, чтобы ваш ежедневный список дел был управляемым и реалистичным.

Если каждую неделю тратить немного времени на планирование своей недели на основе того, что находится в вашем календаре, это поможет вам сделать список дел более эффективным. Затем вы можете добавлять даты к своим задачам. Если у вас тихий день в офисе без встреч, составьте более длинный список дел. Если вы уезжаете в командировку, сократите количество задач в вашем списке.

3. Сведите в свой ежедневный список не более десяти задач.

Когда я предлагаю это людям, они часто надо мной смеются. Они считают, что у них гораздо больше работы, и в их списке должно быть не менее двадцати задач.Реклама

Проблема здесь в отвлекающих факторах, чрезвычайных ситуациях и прерываниях, которые вы будете получать каждый день; вам не удастся выполнить эти двадцать задач. Вы до конца дня будете разочарованы, потому что переносите от двадцати пяти до пятидесяти процентов задач, которые были у вас в списке.

Вместо этого в конце дня потратьте десять-пятнадцать минут на определение приоритетов следующего дня. Выберите десять самых важных задач из своего списка и как-то их выделить. Многие менеджеры списков дел имеют способ помечать задачи, поэтому вы можете добавить отметку к 10 задачам, которые хотите выполнить на следующий день.

Это не только позволяет сосредоточиться на том, что важно, но и заставляет выбирать задачи, которые окажут наибольшее положительное влияние на ваш день.

Когда вы начнете расставлять приоритеты в своем списке дел таким образом, вы естественным образом станете более сосредоточенным и будете тратить больше своего драгоценного времени на задачи, которые продвигают вас вперед в реализации ваших проектов и достижении ваших целей.

4. Группируйте похожие задачи вместе

Когда вы посмотрите на свой список дел, вы заметите, что многие задачи похожи по своей природе.

Например, звонок вашим клиентам. Если в вашем ежедневном списке две или три задачи, которые связаны с вызовом клиентов, сгруппируйте их вместе и выполняйте их одновременно. Выделите около тридцати минут на звонки и делайте их один за другим. Точно так же, если у вас есть задачи, связанные с электронной почтой, сгруппируйте их тоже. Вы обнаружите, что успеваете сделать намного больше, и ваш ум гораздо больше сосредоточен на работе, которую вы делаете.Реклама

Когда вы весь день переключаетесь между разными типами работы, это может стать хаотичным. Для вашей эффективности и продуктивности гораздо лучше выполнять аналогичные задачи вместе . У вас открыты нужные инструменты (приложения, электронная почта на телефоне и т. Д.), И это сэкономит вам много времени.

5. Сделайте свой список дел мотивирующим

Когда вы пишете задачи, например, отвечаете на электронную почту или звоните клиентам, в этом нет никакой реальной мотивации. Просто кажется, что вы выполняете рутинную работу. По возможности пишите такие задачи, как обнуление почтового ящика и звоните моим клиентам, чтобы убедиться, что они довольны. Это может показаться упрощенным, но в большинстве случаев список дел не имеет эмоциональной ценности. Это просто список дел, которые нужно сделать.

Чтобы сделать список более вдохновляющим, писать задания так, чтобы они вызывали эмоциональный отклик . Сделать клиентов счастливыми будет больше мотивации, чем просто позвонить им, потому что это ваша работа или соревнование с самим собой за то, чтобы каждый день сводить к нулю почтовый ящик электронной почты, добавляет немного больше искры к задаче.

Еще один способ сделать ваш список дел более мотивирующим - это держите ежедневный список коротким . Как я уже писал выше, когда в вашем ежедневном списке дел не более десяти задач, он будет казаться выполнимым. Если на нем будет от двадцати до тридцати задач, это будет просто ошеломляюще. Намного лучше взглянуть на свой ежедневный список и почувствовать вдохновение, чем смотреть на свой список и чувствовать себя демотивированным.

6. Делайте еженедельный обзор

Для всех, кто читал книгу Дэвида Аллена Приступая к работе книга, вы будете знать все о еженедельном обзоре. Тем не менее, меня удивляет, как много людей не делают этого. Если вы хотите, чтобы ваш список дел оставался актуальным и актуальным, еженедельный обзор жизненно важен.

В течение недели, когда вы спешите и делаете что-то, вы будете что-то упускать. Мы люди, и мы забудем отметить задачи, которые мы выполнили, мы добавим задачи, зависящие от времени, а не дату, и мы забудем добавить задачи. Еженедельный обзор - это когда вы останавливаетесь на час и делаете полную картину того, что вам нужно сделать.Реклама

В идеале еженедельный обзор должен проводиться в месте, где вас не отвлекают, чтобы вы могли просто сосредоточиться на работе, которую вам нужно сделать, и спланировать следующую неделю. Соберите все свои задачи вместе - возможно, вы записали задачи в блокнот и не добавили их в свой список дел - и удалите задачи, которые больше не нужны или уже выполнены.

Еженедельный обзор дает вам полный контроль. Это позволяет вам оставаться в курсе своей работы, решать, что нужно делать дальше, а что можно отложить на более позднее время. Это лучший способ, который я знаю начало недели с планом и направлением и это способ убедиться, что вы делаете правильные вещи и не увлекаетесь мелкими задачами, которые не продвигают вас вперед в ваших проектах или ваших целях.

Суть

При правильном использовании список дел может быть мотивацией и движущей силой, побуждающей вас делать все возможное и достигать удивительных результатов. Это позволяет вам сосредоточиться на важных вещах и не дает вам упускать задачи, которые в противном случае могут быть потеряны.

Списки дел также помогают снизить стресс и перегрузку, потому что вместо того, чтобы пытаться вспомнить все в своей голове, вы извлекли из себя всю работу, которую вам нужно выполнить, освободив место в уме для более творческих усилий.

Подведем итоги основных выводов:

  • Пишите задачи, чтобы было очень ясно, что вам нужно делать. Если вам нужно кому-то позвонить, укажите его номер телефона в задаче, чтобы сэкономить время на поиске номера.
  • Добавляйте значащие и не случайные даты. Когда в вашем ежедневном списке дел есть только задачи, которые необходимо выполнить в этот день, вы будете гораздо больше сосредоточены на правильной работе.
  • Разрешайте в вашем списке дел не более десяти-двенадцати помеченных задач в день. Это не означает, что вы выполняете только эти задачи. Если у вас есть время и энергия в конце дня, вы всегда можете сделать больше.
  • Сгруппируйте похожие задачи вместе, чтобы вы могли сосредоточиться на той работе, которую вы выполняете одновременно. Это помогает избежать риски многозадачности .
  • Выпишите свои задачи, чтобы они были значимыми и мотивирующими. Вы хотите взглянуть на свой список и получить мотивацию, чтобы застрять в нем и заняться работой.
  • Никогда не пропустите полный еженедельный обзор. Это клей, который держит все вместе и актуально.

Дополнительные советы по продуктивности

Рекомендуемое фото: Кэтрин Лавери через unsplash.com Реклама